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Quels sont les avantages d’un logiciel de paie ?

NOVRH — Fri, 19 Apr 2024 08:58:39 +0000

Gérer la paie de ses collaborateurs est une tâche complexe et chronophage pour les entreprises, quelle que soit leur taille. En plus du temps que cela prend, il y a toujours un risque d’erreurs, ce qui peut avoir de graves conséquences financières et juridiques. Heureusement, les logiciels de paie peuvent vous aider à automatiser et simplifier ce processus, tout en vous garantissant une conformité totale aux réglementations en vigueur. Mais quels sont les avantages concrets d’un logiciels de paye ? Nous faisons le point pour vous.

1. Logiciel de paie = gain de temps pour les équipes RH et paie

L’un des objectifs d’une entreprise lorsqu’elle décide de mettre en place un nouveau logiciel de paie, est de renforcer la productivité des équipes RH en leur simplifiant les tâches.

L’automatisation des activités chronophages à faible valeur ajoutée et la suppression de tâches intermédiaires, comme les calculs de paie, permettent aux équipes de se recentrer sur des activités d’analyse, d’assistance juridique ou de veille sociale par exemple.

Le gain de temps dans la gestion de la paie entraîne à moyen terme un gain financier non négligeable.

2. Logiciel de paie = plus de maîtrise du processus de paie et moins d’erreurs

Certaines organisations ont choisi d’externaliser leur paie auprès de prestataires spécialisés, ce qui leur évite d’allouer des ressources internes à cette matière.

Toutefois, garder son processus de paie en interne en installant un logiciel de paie autorise l’entreprise à garder une totale maîtrise sur ses données de paie, ses déclaratifs et ses workflows.

Cependant, il faut garder en tête que les multiples évolutions légales et conventionnelles rendent très difficile le maintien de la gestion de paie conforme. Or, grâce au logiciel de paie :

La mise à jour des règles sociales et conventionnelles est automatique ;
Les données sociales sont fiabilisées et sécurisées par la centralisation des données (pas de doubles saisies) ;
Les risques d’erreurs dans les calculs de paie et d’oubli de transmission des déclarations (DSN) sont considérablement réduits par l’automatisation.

3. Logiciel de paie = Paie conforme et sécurisée

Scrutée par les salariés, la fiche de paie l’est également :

par l’URSSAF qui vérifie le calcul et le paiement des cotisations sociales;
ainsi que par l’administration fiscale (DGFIP) qui vérifie la collecte et le versement de l’impôt sur le revenu.

Les éventuelles erreurs peuvent entraîner des sanctions administratives, financières voire pénales, ainsi que des conflits sociaux avec les collaborateurs.

Afin d’éviter ces écueils et de bénéficier de référentiels juridiques conformes, il devient indispensable de s’équiper d’un logiciel de paie performant.

4. Logiciel de paie = Accès à des données RH précieuses

Vos données sociales sont des mines d’informations.

Les logiciels de paie modernes vous donnent accès à un ensemble de données RH précieuses. Ces données peuvent vous aider à mieux comprendre votre main-d’œuvre et à prendre des décisions RH plus éclairées.

Par exemple, vous pouvez utiliser les données de paie pour identifier les tendances en matière de rémunération, d’absentéisme et de rotation du personnel. Vous pouvez également utiliser ces données pour élaborer des programmes de formation et de développement des compétences plus efficaces.

Vous souhaitez mettre en place un nouvel outil de paie adapté à votre entreprise ?

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5. Logiciel de paie = réduction des coûts

Le gain de productivité liée à la réduction des tâches administratives engendre de réelles économies pour votre structure.

Cependant, ceci est vrai si et seulement si la solution de paie choisie est réellement adaptée aux besoins de votre entreprise. Ainsi, que vous soyez déjà équipé d’une solution de paie mais qui ne vous satisfait plus, ou que vous cherchiez à vous équiper, il est nécessaire d’auditer l’existant au préalable.

Il s’agit de faire l’inventaire des spécificités de votre organisation :

effectif global de votre structure;
votre secteur d’activité,
les outils utilisés actuellement,
les processus internes,
ou encore le nombre de personnes affectées au traitement de la paie ainsi que leurs compétences.

Ce travail est essentiel pour vous aider à mettre en place un logiciel de paie en adéquation avec la structure de votre organisation et vos besoins. La phase de conception puis de paramétrage en seront facilitées, et les bénéfices procurés par votre nouvel outil de paie, maximisés.

En savoir plus

Consulter notre article : Les fonctionnalités d’un logiciel de paie

L’EPRD et l’ERRD : les 4 points clés à retenir

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SIRH ESSMS : comment sécuriser et fiabiliser vos processus RH ?

NOVRH — Thu, 18 Apr 2024 09:06:03 +0000

Un SIRH ESSMS est un logiciel RH conçu pour les établissements et services sociaux, médico-sociaux et sanitaires. Il centralise la gestion des postes, des budgets, des contrats et de la paie, tout en intégrant nativement les conventions collectives du secteur (CCN 51, 66, 2002). Résultat : des processus RH plus fiables, moins d’erreurs, et une conformité réglementaire assurée en continu.

Le secteur social et médico-social cumule des contraintes que peu d’autres métiers connaissent. Cycle budgétaire encadré, données de santé sensibles, conventions collectives spécifiques, fonctionnement en H24 : chaque maillon de la chaîne RH doit rester sous contrôle. Voici pourquoi un SIRH ESSMS bien pensé change la donne, et comment il sécurise concrètement vos processus RH au quotidien.

Qu’est-ce qu’un SIRH ESSMS et à quoi sert-il vraiment ?

Un SIRH ESSMS n’est pas un simple outil de paie généraliste. C’est une solution métier, pensée dès sa conception pour répondre aux réalités du secteur du soin et de l’accompagnement.

Concrètement, il permet de :

piloter les effectifs et les budgets dans le cadre des financements publics ;
sécuriser les données administratives sensibles des collaborateurs.

Par ailleurs, il embarque nativement les référentiels réglementaires propres au secteur, ce qui évite les doubles saisies et limite les risques d’erreur humaine. Autrement dit, moins de tableurs, plus de fiabilité.

SIRH ESSMS et gestion des postes et des budgets : maîtriser le cycle CPOM, EPRD, ERRD

Les établissements du secteur fonctionnent selon un cycle budgétaire strict. Leur budget découle des recettes allouées par l’ARS et le Conseil Départemental, dans le cadre de CPOM, d’EPRD et d’ERRD. Ces cadres normalisés imposent une adéquation permanente entre ressources et dépenses.

Un bon SIRH ESSMS doit donc répondre à ces exigences réglementaires. Il génère les cadres normalisés automatiquement, aide à construire des budgets pluriannuels, et suit les indicateurs-clé du secteur (indicateurs ANAP, taux d’absentéisme, masse salariale prévisionnelle). Ainsi, la fonction RH gagne en visibilité sur plusieurs exercices, ce qui facilite le dialogue avec les autorités de tarification.

Notre article dédié détaille d’ailleurs comment optimiser la gestion des postes et des budgets dans un ESSMS, et comment gérer les nouveaux cadres normalisés EPRD et ERRD sans y perdre un temps précieux.

Fiabiliser la gestion administrative grâce à un SIRH ESSMS

Recruter dans le secteur du care obéit à des règles strictes. Chaque dossier collaborateur contient des données sensibles, qui exigent un accès sécurisé et tracé. C’est là qu’un SIRH ESSMS fait toute la différence.

Fiabiliser l’annuaire santé : RPPS, ADELI et numéros d’enregistrement

Les numéros RPPS et ADELI garantissent l’identification des professionnels de santé. Ils alimentent l’annuaire santé national. Toutefois, contrôler manuellement chaque numéro reste chronophage et source d’erreurs. Un SIRH ESSMS doté d’une interface native avec l’annuaire santé automatise ce contrôle, et fiabilise ainsi vos données dès la saisie.

Sécuriser les documents obligatoires du recrutement

Exercer dans le soin suppose de réunir des documents précis : extrait de casier judiciaire, autorisation d’exercice, vaccinations obligatoires. Le SIRH centralise ces pièces, envoie des alertes avant chaque échéance, et conserve l’historique complet de carrière (affectations, absences, formations, évaluations, périodes d’essai). Pour aller plus loin sur ce point, consultez notre guide sur l’attestation d’honorabilité en ESSMS.

Contrats courts et multicontrats : le SIRH ESSMS au service de la sécurisation RH

La gestion des contrats reste un enjeu majeur pour tout ESSMS. Entre CDD, intérim, mobilité interne et visites médicales, les situations contractuelles s’enchaînent vite. Un SIRH ESSMS performant doit ainsi couvrir :

la contractualisation du personnel externe et les situations successives ;
la planification des mouvements d’entrées-sorties et la mobilité interne.

De plus, la signature électronique sécurisée en masse des contrats et avenants accélère considérablement le traitement des dossiers. Cette fonctionnalité simplifie autant la gestion des recrutements que celle de la mobilité, sans sacrifier la conformité juridique. Découvrez également comment réévaluer automatiquement les contrats à temps partiel grâce à votre solution SIRH.

Conventions collectives et avancement automatique : un pilier du SIRH ESSMS

Les classifications professionnelles dépendent directement de la convention collective applicable :

la CCN du 31 octobre 1951 pour les établissements privés d’hospitalisation, de soins et de cure ;
la CCN du 15 mars 1966 pour les établissements accueillant des personnes inadaptées ou handicapées ;
la CCN du 18 avril 2002 pour l’hospitalisation privée.

Un SIRH ESSMS intègre nativement ces conventions. Il calcule les dates prévisionnelles de changement de classification, prend en compte les absences suspensives dans le calcul de l’ancienneté, et permet de réaliser les avancements en masse. Concrètement, cela évite des heures de recalcul manuel chaque mois. Notre guide sur la CCN 66 approfondit ce sujet pour les DRH et responsables paie.

GTA et paie : sécuriser un fonctionnement H24 avec un SIRH ESSMS

La paie d’un ESSMS ne ressemble à aucune autre. En effet, le secteur fonctionne en continu, souvent en internat, tous les jours de l’année. Le module de GTA doit donc intégrer l’amplitude du temps de travail, le travail de nuit et du dimanche, les repos compensateurs, ainsi que les primes spécifiques prévues par les conventions collectives.

Comment fiabiliser la paie sans recruter de gestionnaire supplémentaire ?

C’est justement la promesse d’un SIRH ESSMS bien paramétré : automatiser la remontée des éléments variables de paie, plutôt que multiplier les ressaisies manuelles. Une solution qui intègre nativement les CCN 51, 66 et FHP réduit mécaniquement le risque d’erreur, sans alourdir les effectifs du service paie. Nos articles sur les enjeux de la GTA dans le secteur social, médico-social et sanitaire et sur les défis de la paie en ESSMS détaillent ces mécanismes plus en profondeur.

Pourquoi un SIRH ESSMS packagé change durablement la donne

Sécuriser et fiabiliser ses processus RH, dans un ESSMS, ne relève donc pas d’un simple confort d’usage. C’est une nécessité opérationnelle, imposée par la réglementation, les autorités de tarification et les exigences du secteur du soin.

Un SIRH ESSMS bien conçu ne remplace pas les équipes RH. Il les libère, en revanche, des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée : ressaisies, contrôles manuels, calculs de conventions collectives. Les équipes peuvent alors consacrer davantage de temps à l’accompagnement des collaborateurs et au pilotage stratégique.

NOVRH Care propose justement une solution SIRH & Paie en mode SaaS, pensée dès l’origine pour les spécificités RH du secteur social, médico-social et sanitaire. Demandez une démo pour en savoir plus.

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SIRH vs Excel : pourquoi choisir un logiciel RH dédié ?

NOVRH — Fri, 29 Mar 2024 11:27:00 +0000

Excel reste l’outil préféré de beaucoup d’équipes RH : il est déjà installé, flexible et familier. Mais quand l’entreprise grandit, les fichiers se multiplient, les versions se contredisent et les données voyagent par email. Un jour, une erreur de formule ou un fichier égaré coûte plus cher que l’outil qu’on aurait pu choisir.

Cet article compare Excel et un SIRH sur ce qui compte au quotidien : fiabilité, sécurité, temps passé, pilotage. Il vous aide aussi à repérer le moment où Excel devient un risque.

Pourquoi Excel séduit autant les équipes RH

Excel est accessible, gratuit pour beaucoup d’entreprises et très souple : on peut y suivre des effectifs, des congés, des entretiens ou des formations en quelques minutes. Pour une petite structure, c’est une porte d’entrée raisonnable. Le problème apparaît quand l’outil devient le système d’information RH de toute l’organisation, alors qu’il n’a pas été conçu pour cela.

Les limites d’Excel pour la gestion RH

Peu de fonctionnalités RH. Excel n’a ni circuit de validation, ni alertes d’échéance, ni gestion documentaire. Chaque besoin suppose un fichier construit sur mesure, qu’il faut ensuite maintenir.

Des risques d’erreurs. La saisie manuelle, les copier-coller et les formules maison produisent des erreurs difficiles à détecter : un solde de congés faux, un effectif mal compté, une prime oubliée. Elles se découvrent souvent trop tard, au moment de la paie ou d’un contrôle.

Une sécurité fragile. Salaires, arrêts maladie, données personnelles : un fichier Excel circule facilement par email, clé USB ou dossier partagé. Les droits d’accès restent limités et la traçabilité des consultations quasi inexistante, ce qui pose un problème de conformité au RGPD.

Un reporting laborieux. Consolider plusieurs fichiers pour produire un indicateur prend des heures, et le résultat est difficile à vérifier. Les décisions reposent alors sur des chiffres en retard.

Une dépendance aux personnes. Quand l’auteur d’un fichier complexe quitte l’entreprise, la logique de calcul part avec lui.

Aucune évolution réglementaire automatique. Taux, règles de calcul, obligations déclaratives : vous devez suivre et mettre à jour vous-même chaque changement.

Excel vs logiciel RH dédié : le comparatif

Critère	Excel	Logiciel RH dédié
Saisie des données	Manuelle, souvent en double	Saisie unique, reprise automatique
Risque d’erreur	Élevé (formules, copier-coller)	Réduit par les contrôles et les workflows
Sécurité et RGPD	Fichiers partagés, droits limités	Droits par profil, traçabilité, hébergement sécurisé
Mises à jour réglementaires	À votre charge	Assurées par l’éditeur
Collaboration	Un fichier, une version à la fois	Self-service salarié, espace manager
Alertes et échéances	À construire soi-même	Alertes automatiques
Reporting	Construit à la main	Tableaux de bord et indicateurs prêts à l’emploi
Lien avec la paie	Ressaisie ou export manuel	Données transmises directement
Évolution avec la taille	De plus en plus complexe	Évolue avec vos effectifs

Les avantages d’un logiciel RH dédié

Des fonctionnalités complètes : administration du personnel, recrutement, talents, formation, absences et paie dans un même outil.
Des tâches automatisées : contrats, attestations, relances et validations n’ont plus à être gérés à la main. Avec le logiciel de gestion du personnel NOVRH, la création d’un contrat prend environ une minute.
Des données protégées : droits d’accès par profil et traçabilité des actions.
Un reporting fiable : des indicateurs mis à jour en continu, sans consolidation manuelle. Voir le module Pilotage RH.
Une paie mieux reliée aux RH : les données du dossier alimentent directement la gestion de la paie, ce qui limite les erreurs. À ce sujet, lisez notre dossier Erreur sur la fiche de paie : pourquoi ce n’est pas une fatalité.
Des collaborateurs plus autonomes : demandes de congés et attestations en self-service, via la gestion des absences.

Excel peut-il suffire ? Les 8 signaux qui indiquent qu’il faut changer

Excel reste adapté à une très petite structure, avec peu de salariés, peu de contrats et une paie simple. Il devient risqué dès que plusieurs de ces situations apparaissent :

La même information est saisie dans plusieurs fichiers.
Vos équipes ressaisissent des données d’un outil à l’autre.
Vous suivez à la main des échéances (visites médicales, autorisations, fins de contrat).
Les demandes de congés et d’attestations arrivent par email.
Vos tableaux de bord prennent des heures à préparer.
Vous gérez plusieurs sites, plusieurs entités ou plusieurs conventions collectives.
Une seule personne comprend vos fichiers clés.
Vous avez déjà eu une erreur qui a touché la paie ou un salarié.

Si vous cochez deux de ces cases, il est temps d’étudier un changement.

Comment passer d’Excel à un SIRH

Cartographiez vos fichiers : listez ce que vous gérez aujourd’hui et qui s’en sert.
Définissez vos priorités : paie, dossier du personnel, absences, recrutement… Commencez par ce qui vous coûte le plus.
Nettoyez vos données avant la reprise : doublons, formats, informations manquantes.
Choisissez un éditeur qui reprend vos données et vous accompagne : voir notre offre de mise en œuvre.
Formez vos équipes et impliquez les managers dès le début.
Pilotez par étapes plutôt que tout basculer d’un coup.

Pour aller plus loin : Changement de SIRH : quels sont les facteurs clés de succès de votre projet ? (livre blanc gratuit).

Pourquoi choisir NOVRH

NOVRH est l’éditeur d’une solution SIRH et paie pour les entreprises de 250 à 5 000 collaborateurs. Notre solution permet de :

Gérer l’ensemble des processus RH dans une suite unique, avec une saisie unique des informations.
Automatiser les tâches répétitives : workflows, suivi des congés et absences, gestion des temps.
Sécuriser les données sensibles : hébergement en France, cryptage des données, contrôles d’accès stricts. Voir l’offre d’hébergement.
Piloter avec des indicateurs fiables : tableaux de bord personnalisables et indicateurs clés.

Vous voulez voir ce que cela change concrètement ? Demandez une démo personnalisée ou consultez nos cas clients.

FAQ

Excel est-il conforme au RGPD pour les données RH ?
Il peut l’être, mais cela repose entièrement sur votre organisation : droits d’accès, chiffrement des fichiers, circulation par email. Un logiciel RH intègre ces contrôles et garde la trace des consultations.

À partir de combien de salariés faut-il passer à un logiciel RH ?
Il n’existe pas de seuil unique. Le vrai signal, c’est la ressaisie, les erreurs et le temps passé à consolider des fichiers, bien plus que le nombre de salariés.

Peut-on reprendre ses fichiers Excel dans un SIRH ?
Oui, la reprise de données fait partie de la mise en œuvre. Mieux vaut nettoyer les fichiers avant le transfert.

Un SIRH remplace-t-il complètement Excel ?
Pour la gestion RH courante, oui. Excel reste utile pour des analyses ponctuelles à partir des exports du logiciel.

Combien de temps dure un changement d’Excel vers un SIRH ?
La durée dépend du périmètre (modules, nombre d’entités, qualité des données). Elle se définit lors du cadrage du projet avec l’éditeur.

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Pourquoi se doter d’un logiciel de gestion administrative du personnel ?

NOVRH — Wed, 27 Mar 2024 12:43:06 +0000

La gestion administrative du personnel constitue un enjeu crucial pour toute entreprise soucieuse de sa performance et de sa compétitivité. Dans ce contexte, l’adoption d’un logiciel dédié à cette gestion s’avère indispensable. Mais pourquoi investir dans un logiciel de gestion administrative ?

Quel est le lien entre la Paie et la Gestion Administrative ?

Pour établir une paie et des déclaratifs justes, il est indispensable de disposer des données personnelles des salariés, mais aussi de l’ensemble des informations réglementaires et légales mis à jour. Afin de centraliser ces informations, et d’implémenter les paramétrages légaux et conventionnels, il est pertinent de disposer d’un logiciel de gestion administrative du personnel interfacé avec son logiciel de paie.

La gestion administrative du personnel est entendue comme le traitement de l’ensemble des éléments fixes et variables nécessaires à l’établissement de la paie. En effet, paie et administration du personnel sont deux maillons intrinsèquement liés de la gestion des Ressources Humaines.

La définition de l’administration du personnel renvoie à l’ensemble des tâches administratives liées à la vie du collaborateur en entreprise, depuis son recrutement à son départ des effectifs. Etablir les déclarations, mettre à jour les éléments du dossier personnel du salarié, gérer les temps et les activités sont autant de ces « tâches administratives » chronophages mais indispensables à la bonne gestion d’une entreprise.

La gestion administrative a pour objectif de permettre un calcul de paie juste et respectant les obligations légales, jusqu’à la DSN (déclaration sociale nominative). Ainsi, la gestion administrative du personnel peut être considérée comme l’un des outils permettant une gestion des Ressources Humaines efficace et juridiquement conforme.

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Administration du personnel : quels enjeux ?

La gestion administrative du personnel demande une grande discipline et une attention particulière quant aux constantes évolutions de l’environnement dans lequel évolue l’entreprise (évolutions légales ou conventionnelles, nouveaux usages ou politiques internes etc.). Alliant expertise de la législation sociale, de la gestion des ressources humaines et compréhension de la politique d’entreprise, l’administration du personnel s’inscrit dans une démarche stratégique globale.

Les missions de l’administration du personnel recouvrent notamment les domaines suivants :

Respect et suivi de la législation : code du travail, convention collective, lois et réglementations en vigueur ;
Gestion des dossiers contractuels (contrat de travail, avenant) et des dossiers salariés individuels (visites médicales, RIB, informations familiales) ;
Recueil et gestion des données nécessaires au calcul des traitements, des salaires, et des cotisations ;
La gestion des temps : gestion des absences, gestion des congés, des plannings ;
Le pilotage RH : études sociales et fiscales comme le coût de l’absentéisme, le coût de la maladie, l’impact d’une modification de la législation.

Pourquoi un logiciel de gestion administrative du personnel ?

Un logiciel de gestion administrative du personnel a pour vocation à :

Décharger les équipes RH des tâches administratives RH essentielles mais chronophages ;
Optimiser et harmoniser les processus RH en les automatisant ;
Accroitre la transparence des processus RH ;
Centraliser les données pour en faciliter l’accès et le partage entre services RH (RH, paie, managers) ;
Intranet collaboratif RH : le portail RH permet au collaborateur de saisir ses demandes et informations, puis tous les services autorisés y ont ensuite accès pour gérer le dossier sans ressaisie des données.

Un module de gestion de l’administration RH permet la gestion de l’ensemble des tâches administratives à partir d’une interface unique. Ainsi le module d’administration du personnel est le socle commun d’informations permettant le pilotage de l’ensemble des processus RH.

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Logiciel administratif : notre solution pour la gestion administrative du personnel

Une gestion administrative complète et automatisée génère une productivité accrue de vos équipes RH. Or, notre module de gestion administrative répond aux enjeux d’optimisation et d’harmonisation des processus RH. Vous réorientez ainsi les compétences RH sur des missions à forte valeur ajoutée.

Tous nos modules sont interconnectés et liés à la paie.

Module	Fonctionnalités	Avantages
Dossier collaborateur	Gestion des données personnelles, Gestion des informations professionnelles (emploi etc.), Gestion des informations Talents (compétences etc.), GED (contrats etc.), Signature électronique en masse, historique.	Gagner du temps Respecter le RGPD Industrialiser les processus
Administratif RH	Edition des contrats, Gestion des situations contractuelles successives, Gestion des E/S et de la mobilité interne, Suivi des visites médicales, Gestion des notes de frais et des tickets restaurant.	Gagner du temps Eviter la perte d’information Industrialiser les processus
On boarding	Portail RH, Pré-remplissage du contrat de travail, Dossier collaborateur automatiquement mis à jour	Gagner du temps Autonomiser les collaborateurs et les managers Industrialiser les processus
Inaptitude	Gestion des conditions d’exercice sur les postes, Suivi des restrictions d’exercice, Gestion des reclassements	Prévenir les risques Limiter la sinistralité Reclasser facilement les collaborateurs

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SIRH : définition, fonctions, avantages et choix d’un système d’information RH

NOVRH — Fri, 15 Mar 2024 09:17:35 +0000

Le SIRH est le système d’information de gestion des ressources humaines (RH). Les Ressources humaines ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise, ainsi que son pilotage et son évolution professionnelle. En effet, les enjeux des Ressources Humaines sont multiples et fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise.

Afin d’optimiser le traitement des ressources humaines, il est donc essentiel de s’équiper d’une suite de logiciels permettant d’assurer les différentes opérations de gestion adaptées à chaque domaine RH. C’est précisément le rôle d’un système d’information ressources humaines. Par ailleurs, il facilite le contrôle de gestion sociale. Concrètement, il constitue l’interface outil entre la gestion des Ressources Humaines et les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).

C’est quoi un SIRH ?

Un SIRH est avant tout un instrument de travail pour les équipes RH. D’une part, il facilite le contrôle de la gestion sociale. D’autre part, il constitue l’interface entre la gestion des ressources humaines et les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication). En d’autres termes, il transforme des tâches manuelles, dispersées et chronophages en processus structurés, partagés et sécurisés.

Comment fonctionne un système d’information RH ?

Une architecture en modules

Un SIRH repose sur plusieurs modules, également appelés « briques logicielles ». Chacun remplit une fonction précise. Toutefois, ils ne travaillent pas en vase clos : ils échangent des données entre eux, soit au sein d’un outil unique, soit via des applications interfacées. Ainsi, une information saisie une seule fois (une absence, une prime, un changement de poste) se propage automatiquement partout où elle est utile.

Quel est le rôle du SIRH ? Les fonctionnalités principales

Globalement, les fonctionnalités d’un SIRH se regroupent en quatre grandes familles :

La gestion de la paie : c’est l’une des fonctions centrales. Le module collecte l’ensemble des données utiles (heures supplémentaires, primes, absences, congés, etc.), puis produit la fiche de paie. Par conséquent, les risques d’erreur diminuent nettement.
La gestion des congés, des absences et du temps de travail : ce module suit les temps de présence et d’absence des salariés. De plus, lorsqu’un module de GTA (gestion des temps et des activités) est interfacé avec la paie, la saisie manuelle disparaît et la fiabilité des données augmente.
La gestion administrative du personnel : elle couvre l’édition des contrats de travail, le suivi des visites médicales, la gestion des notes de frais ou encore la tenue du dossier du salarié. Ainsi, le logiciel SIRH simplifie l’ensemble du dossier administratif.
La gestion de l’humain : ces fonctionnalités vont du recrutement à la gestion des talents, en passant par la formation. Elles permettent donc de suivre plus facilement la carrière de chaque collaborateur.

À ces quatre familles s’ajoutent, selon les solutions, des modules de pilotage RH (tableaux de bord, indicateurs, bilan social), de rémunération et avantages, ainsi que des portails collaborateurs et managers en libre-service.

Exemples et cas d’usage :

Pour rendre ces fonctions plus concrètes, voici trois exemples d’usage au quotidien :

Un collaborateur pose ses congés depuis son portail. Le manager valide la demande en un clic, puis le module de paie intègre automatiquement l’absence.
Un nouveau salarié arrive dans l’entreprise. Le contrat est généré à partir des données du recrutement, et son dossier administratif est créé sans ressaisie.
La direction prépare son budget. Les données de masse salariale remontent en temps réel dans un tableau de bord, ce qui permet de simuler plusieurs scénarios.

SIRH, ERP et logiciel de paie : quelles différences ?

Ces trois termes se confondent souvent. Pourtant, ils ne désignent pas la même chose.

SIRH et logiciel de paie

Un logiciel de paie se concentre sur un seul périmètre : le calcul des bulletins de salaire et les déclarations sociales. Le SIRH, lui, couvre un champ bien plus large. La paie en est un module, parmi d’autres. Ainsi, tout SIRH inclut (ou s’interface avec) une solution de paie, alors que l’inverse n’est pas vrai.

SIRH et ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel de gestion intégré qui couvre plusieurs fonctions de l’entreprise : finance, achats, production, logistique, et parfois RH. Le SIRH, quant à lui, est spécialisé dans la gestion des ressources humaines. On rencontre donc deux approches :

un module RH intégré à un ERP, pratique pour unifier le système d’information, mais souvent moins riche sur le plan fonctionnel. Découvrez les 8 bénéfices du SIRH intégré.
un SIRH spécialisé, interfacé avec l’ERP, plus approfondi sur les sujets RH et paie.

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre page dédiée à l’ERP RH.

Quels sont les deux types de SIRH : SaaS ou on-premise ?

Un SI RH peut être hébergé de deux façons : en mode SaaS ou en mode on-premise. Le tableau ci-dessous résume les différences.

	SaaS	On-premise
Hébergement	Externalisé chez l’éditeur	Internalisé, sur les serveurs de l’entreprise
Paiement	Abonnement auprès de l’éditeur, incluant l’accès à la plateforme en ligne (24h/24), la maintenance applicative, le support technique à distance et les mises à jour automatiques	Acquisition d’une licence auprès de l’éditeur
Type de dépense	Dépense d’exploitation	Investissement
Principal avantage	Aucune compétence dédiée à la maintenance, pas d’espace de stockage ni de budget matériel à immobiliser, mises à jour automatiques	Autonomie dans la gestion du logiciel, puisque les données sont stockées en interne

En résumé, le mode SaaS séduit par sa simplicité et sa souplesse, tandis que l’on-premise convient aux organisations qui souhaitent garder la main sur leur infrastructure. Le choix dépend donc de vos ressources informatiques, de vos contraintes de sécurité et de votre budget.

Les tendances du SIRH

Le SIRH évolue rapidement, porté par des technologies qui transforment la gestion des ressources humaines. Parmi les tendances les plus marquantes :

L’intelligence artificielle : automatisation des tâches répétitives, analyse prédictive des données RH, aide à la rédaction ou à la recherche d’information.
Le cloud computing : adoption des solutions SIRH en mode SaaS pour plus de flexibilité et d’agilité.
Le big data : exploitation des données RH pour mieux éclairer les décisions.
L’expérience collaborateur : développement de portails RH et d’applications mobiles pour un accès simplifié aux services RH.

Ces évolutions montrent que le SIRH n’est plus un simple outil administratif. Il devient peu à peu un véritable levier de performance et d’attractivité pour l’entreprise.

Découvrez nos autres articles :

Comment choisir son SIRH : méthode en 7 étapes et grille de critères.
Mettre en place un SIRH : les 8 étapes d’un projet réussi.
Gérer la résistance au changement lors du déploiement.
Les avantages d’un SIRH.
Qu’est ce qu’un SIRH santé et médico-social.

Découvrez le SIRH NOVRH : demandez une démo

FAQ sur le SIRH

Que veut dire SIRH ?

SIRH signifie système d’information des ressources humaines : l’ensemble des logiciels qui gèrent les processus RH et la paie d’une organisation.

Quelle est la différence entre SIRH et logiciel de paie ?

Un logiciel de paie produit les bulletins et les déclarations. Un SIRH couvre aussi le dossier du personnel, le temps, le recrutement, la formation, les talents et le pilotage.

Que gère un SIRH ?

La gestion administrative du personnel, la paie, les absences et le temps de travail, le recrutement, la formation, la GPEC, la rémunération et le pilotage RH.

Quelle est la différence entre un SIRH et un ERP ?

Un ERP gère l’ensemble de l’entreprise (finance, achats, production), avec un module RH souvent plus limité. Un SIRH est spécialisé dans les ressources humaines.

SaaS ou on-premise : que choisir ?

Le SaaS dispense d’infrastructure et de maintenance et fonctionne par abonnement. L’on-premise donne plus d’autonomie mais demande des ressources internes.

À partir de quelle taille d’entreprise un SIRH est-il utile ?

Dès que les ressaisies, les erreurs ou la complexité (plusieurs sites, contrats, conventions) pèsent sur l’activité. Il n’y a pas de seuil unique.

L’article SIRH : définition, fonctions, avantages et choix d’un système d’information RH est apparu en premier sur Logiciel Paie et RH, solution SIRH globale par NOVRH.

Optimiser la gestion RH et paie dans le secteur social et médico-social avec un SIRH dédié

NOVRH — Thu, 29 Feb 2024 16:45:02 +0000

Le secteur social et médico-social est en pleine mutation. Face à des enjeux croissants de performance et de qualité de service, les organisations de ce secteur ont besoin d’outils performants pour gérer leurs ressources humaines (RH) et paie. Un SIRH dédié, tel que la solution NOVRH Care, peut-être un véritable atout pour optimiser la gestion RH et paie et répondre aux besoins spécifiques de ce secteur.

Les défis spécifiques du secteur social et médico-social en matière de RH et paie

Complexité des réglementations et conventions collectives: Le secteur social et médico-social est soumis à un cadre réglementaire complexe, avec de nombreuses conventions collectives applicables. La gestion de la paie est donc particulièrement sensible et nécessite une expertise métier approfondie.
Diversité des métiers et des compétences: Le secteur social et médico-social regroupe une grande variété de métiers, avec des qualifications et des niveaux de responsabilité très différents. La gestion des compétences et des carrières est donc un enjeu majeur pour les organisations de ce secteur.
Evolution des besoins et des attentes des collaborateurs: Les collaborateurs du secteur social et médico-social sont de plus en plus en demande de reconnaissance et d’évolution professionnelle. Les organisations doivent donc mettre en place des outils et des processus RH adaptés pour répondre à ces attentes.

Comment un SIRH dédié peut répondre aux défis du secteur social et médico-social

Un SIRH dédié au secteur social et médico-social peut apporter de nombreux avantages aux organisations :

Simplification et sécurisation de la gestion de la paie: Un SIRH permet d’automatiser les tâches administratives et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
Meilleure gestion des compétences et des talents: Un SIRH facilite l’identification des compétences et des potentiels, et permet de mettre en place des plans de développement RH individualisés.
Amélioration de la communication et de la collaboration entre les équipes RH et les managers: Un SIRH offre un outil centralisé pour la gestion des RH, ce qui permet de fluidifier les échanges et de simplifier les processus décisionnels.
Gain de temps et d’efficacité pour les équipes RH: Un SIRH permet de libérer du temps pour les équipes RH, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

NOVRH Care : un SIRH dédié pour répondre aux besoins spécifiques du secteur social et médico-social

NOVRH Care est un SIRH conçu spécifiquement pour les organisations du secteur social et médico-social. Notre solution propose un ensemble de fonctionnalités métiers répondant aux besoins spécifiques de ce secteur, notamment :

Gestion de la paie complexe: NOVRH Care, intègre toutes les conventions collectives applicables au secteur social et médico-social et garantit la conformité aux réglementations en vigueur.
Gestion des compétences et des talents: NOVRH Care, propose des outils pour l’identification des compétences, l’évaluation des potentiels et la mise en place de plans de développement RH individualisés.
Suivi des temps et des activités: NOVRH Care, permet de suivre les temps de travail, les absences et les congés des collaborateurs.
Gestion des formations: NOVRH Care, facilite la gestion des inscriptions aux formations et le suivi des acquis.
Communication et collaboration: NOVRH Care, offre un espace collaboratif pour les équipes RH et les managers, permettant de fluidifier les échanges et de simplifier les processus décisionnels.

Conclusion:

En conclusion, un SIRH dédié au secteur social et médico-social peut être un véritable atout pour optimiser la gestion RH et paie et répondre aux besoins spécifiques de ce secteur. NOVRH Care, est une solution complète et performante qui répond aux exigences de ce secteur en pleine mutation.

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Gestion budgétaire simplifiée grâce à un SIRH intuitif

NOVRH — Thu, 27 Jul 2023 07:46:29 +0000

La gestion budgétaire est un aspect crucial pour la pérennité et la croissance des entreprises. Elle englobe la planification, l’allocation et le suivi des ressources financières nécessaires pour atteindre les objectifs organisationnels. Une gestion budgétaire efficace permet de contrôler les coûts, d’optimiser les investissements et de prendre des décisions éclairées. Cependant, cette tâche peut être complexe, surtout lorsqu’elle implique la gestion administrative du personnel et la prise en compte de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un logiciel intégré conçu pour faciliter la gestion administrative du personnel. Il regroupe différentes fonctionnalités telles que la gestion des paies, des congés, des absences, des formations, etc. Le SIRH permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives, de centraliser les données RH et de faciliter la communication entre les différentes parties prenantes de l’entreprise.

Sommaire

Comprendre les défis de la gestion budgétaire

A- Les principaux défis rencontrés par les entreprises dans leur gestion budgétaire

La gestion budgétaire présente de nombreux défis pour les entreprises. Parmi ceux-ci, la fluctuation des coûts liés aux ressources humaines est l’un des plus importants. Les salaires, les avantages sociaux, les dépenses de formation et les coûts de recrutement peuvent varier en fonction des fluctuations du marché du travail et des besoins organisationnels. Ces variations rendent difficile la planification budgétaire à long terme et peuvent entraîner des dépassements budgétaires imprévus.

B- Impacts d’une mauvaise gestion budgétaire sur les performances de l’entreprise

Une gestion budgétaire inefficace peut avoir un impact négatif sur les performances globales de l’entreprise. Les dépassements budgétaires peuvent entraîner une réduction de la rentabilité, des perturbations opérationnelles et une diminution de la satisfaction des employés. De plus, une planification inadéquate des ressources humaines peut entraîner des pénuries de personnel, une baisse de la productivité et une augmentation du taux de rotation.

Qu’est-ce qu’un SIRH intuitif ?

A- Définition et fonctionnement du SIRH

Le SIRH est un outil logiciel conçu pour automatiser et simplifier les processus RH. Il permet aux gestionnaires et aux professionnels des ressources humaines d’accéder rapidement aux informations relatives au personnel, de gérer les absences, de suivre les heures de travail et de générer des rapports analytiques. Les SIRH modernes sont conviviaux et intuitifs, ce qui facilite leur adoption par les employés et les responsables RH.

B- Les différents modules et fonctionnalités d’un SIRH intuitif

Un SIRH intuitif comprend généralement plusieurs modules et fonctionnalités qui couvrent l’ensemble du cycle de vie des employés. Parmi les modules courants, on trouve la gestion des salaires et des avantages sociaux, la gestion des congés et des absences, la gestion des performances, la gestion des compétences et des formations, ainsi que la gestion des données personnelles des employés.

C- Avantages d’un SIRH intuitif par rapport à un SIRH traditionnel

Un SIRH intuitif offre de nombreux avantages par rapport à un SIRH traditionnel. Il permet une prise en main plus rapide grâce à son interface conviviale, réduit le temps consacré aux tâches administratives, minimise les erreurs de saisie et améliore la précision des données. En outre, un SIRH intuitif favorise une communication fluide entre les départements, renforçant ainsi la collaboration et l’efficacité organisationnelle.

Comment le SIRH simplifie-t-il la gestion budgétaire ?

A- Automatisation des tâches administratives liées aux ressources humaines

Le SIRH simplifie la gestion budgétaire en automatisant les tâches administratives liées aux ressources humaines. Les processus de paie, de gestion des absences et de suivi des heures supplémentaires sont automatisés, ce qui réduit les erreurs et les coûts administratifs. Les responsables peuvent également générer des rapports financiers en temps réel, fournissant une vision claire des dépenses liées au personnel.

B- Optimisation de la planification des effectifs et des coûts associés

Avec un SIRH intuitif, les gestionnaires peuvent mieux planifier les effectifs en fonction des besoins opérationnels et des projections de croissance. La GPEC devient plus facile à gérer, permettant d’anticiper les besoins en compétences et de prévoir les coûts associés à la formation ou au recrutement. Cette optimisation de la planification contribue à maintenir les dépenses budgétaires sous contrôle.

C- Suivi en temps réel des dépenses liées au personnel

Un SIRH intuitif offre une visibilité en temps réel sur les dépenses liées au personnel. Les gestionnaires peuvent suivre les coûts associés aux salaires, aux avantages sociaux et aux autres dépenses connexes à tout moment. Cette transparence permet de prendre des décisions éclairées et de détecter rapidement les écarts budgétaires, favorisant ainsi une meilleure gestion des ressources financières.

D – Gestion efficace des avantages sociaux et des indemnités

Le SIRH facilite la gestion des avantages sociaux et des indemnités, tels que les congés payés, les primes et les remboursements de frais. Les employés peuvent faire des demandes en ligne, et les gestionnaires peuvent approuver ou refuser les demandes en fonction des politiques de l’entreprise. Cette automatisation réduit le risque d’erreurs et permet de respecter les budgets alloués à ces avantages.

Études de cas et exemples concrets

Entreprise A : Réduction des coûts opérationnels grâce à un SIRH intuitif

L’entreprise A a adopté un SIRH intuitif pour optimiser sa gestion administrative du personnel et réduire les coûts opérationnels. Grâce à l’automatisation des processus RH, l’entreprise a pu réaliser des économies significatives en termes de temps et de ressources. La gestion efficace des congés et des absences a également permis de réduire les coûts liés aux absences non planifiées.

Entreprise B : Amélioration de la gestion des congés payés et des heures supplémentaires

L’entreprise B a mis en place un SIRH intuitif pour mieux gérer les congés payés et les heures supplémentaires de ses employés. Grâce à un suivi précis des heures travaillées, l’entreprise a pu identifier les employés qui effectuaient régulièrement des heures supplémentaires, ce qui lui a permis de mieux répartir la charge de travail et d’optimiser les coûts de main-d’œuvre.

Entreprise C : Analyse prédictive des besoins en main-d’œuvre pour un budget plus précis

L’entreprise C a utilisé les fonctionnalités analytiques avancées de son SIRH pour réaliser une analyse prédictive des besoins en main-d’œuvre. Grâce à cette analyse, l’entreprise a pu prévoir les fluctuations saisonnières de la demande de main-d’œuvre et ajuster son budget en conséquence. Cela a permis d’éviter les surcoûts et d’optimiser les ressources disponibles.

Les bénéfices globaux d’une gestion budgétaire simplifiée avec un SIRH intuitif

Impact sur l’efficacité opérationnelle de l’entreprise

En simplifiant la gestion budgétaire, un SIRH intuitif améliore l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Les processus automatisés permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs et de mieux allouer les ressources, ce qui contribue à une meilleure productivité globale.

Réduction des erreurs et des risques financiers

L’automatisation des processus RH et la centralisation des données réduisent le risque d’erreurs dans la gestion budgétaire. Les calculs automatisés des salaires et des avantages sociaux minimisent les risques d’inexactitudes, ce qui est essentiel pour la conformité aux réglementations et la gestion du risque financier.

Amélioration de la prise de décision grâce à des données en temps réel

Un SIRH intuitif fournit des données en temps réel sur les coûts liés au personnel, ce qui permet aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées. La visibilité sur les budgets et les dépenses permet d’ajuster rapidement les plans budgétaires en fonction des changements organisationnels et du marché.

Conseils pour une mise en place réussie du SIRH dans la gestion budgétaire

Impliquer les parties prenantes dès le début du processus

Pour une mise en place réussie du SIRH, il est essentiel d’impliquer les parties prenantes dès le début du projet. Les responsables RH, les gestionnaires et les employés doivent être informés et formés sur les avantages du SIRH et sur la manière de l’utiliser de manière optimale.

Formation et accompagnement des équipes pour une adoption réussie

La formation et l’accompagnement des équipes sont essentiels pour garantir une adoption réussie du SIRH. Les formations régulières permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les fonctionnalités du système et de tirer pleinement parti de ses avantages.

Évaluer et ajuster régulièrement l’utilisation du SIRH

L’évaluation régulière de l’utilisation du SIRH est essentielle pour en tirer le meilleur parti. Les responsables doivent analyser les données générées par le SIRH, identifier les domaines d’amélioration et apporter les ajustements nécessaires pour optimiser la gestion budgétaire.

En conclusion, l’adoption d’un SIRH intuitif peut apporter de nombreux avantages en termes de gestion budgétaire. Il est essentiel pour les entreprises de se pencher sur cette technologie et d’évaluer comment elle peut être intégrée à leur processus de gestion financière. L’efficacité, la précision et la transparence qu’offre un SIRH peuvent grandement contribuer à une gestion budgétaire réussie et à la réalisation des objectifs organisationnels.

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Logiciel SIRH : 6 Conseils pour Choisir le Bon !

NOVRH — Tue, 14 Mar 2023 11:08:17 +0000

Cela fait maintenant quelques années qu’une solution SIRH est installée au sein de votre entreprise mais elle ne répond plus à vos besoins ? Le temps est peut-être venu de changer pour un outil plus récent, avec des nouvelles technologies et dont la maintenance est assurée quotidiennement.

Cependant, le choix d’un logiciel peut s’avérer compliqué, étant donné le nombre important d’acteurs présents sur le marché. Dans cet article, nous vous aiguillerons sur six points de vigilance avant de choisir votre nouveau SIRH.

Les 5 points de vigilance pour bien choisir son SIRH

1 – Choisir son SIRH : veiller à ce que la couverture fonctionnelle réponde à vos besoins

Première étape de votre recherche, vous assurer que les solutions que vous allez shortlister répondent à vos besoins fonctionnels et à ceux de votre équipe. En effet, opter pour une solution qui répond à vos réels besoins métiers vous fera gagner du temps dans l’intégration de celui-ci.

Avant de vous lancer dans votre projet de changement de SIRH, pensez à réaliser un audit interne de l’existant afin de prioriser au maximum les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise.

2 – Opter pour un SIRH fluide et ergonomique

Aujourd’hui plus que jamais, votre solution SIRH doit être en phase avec l’accélération de la digitalisation des fonctions RH et Paie. Il faut qu’elle soit rapide, simple d’utilisation (les actions doivent être réalisées en quelques clics) et appréciable à utiliser par votre équipe.

Cela lui évitera de perdre du temps pour les laisser se concentrer pleinement sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Il existe maintenant des solutions SIRH embarquant des nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle pour aider les utilisateurs à se repérer facilement dans l’outil. Par exemple, le SIRH de NOVRH embarque une barre de recherche prédictive.

3 – Choix du SIRH : l’interfaçage avec vos logiciels existants

Pour limiter les problématiques techniques, choisissez un SIRH qui puisse s’interfacer avec vos logiciels actuels grâce à des API : Application Programming Interface (en français Interface de programmation applicative).

En effet, cela vous épargnera de ressaisir les données provenant des différents logiciels ce qui limitera les erreurs au fil du temps.

L’idéal est même d’opter pour une solution SIRH globale couvrant tout le périmètre des ressources humaines et de la paie regroupant toutes vos données au sein d’une base de données unique.

4 – Obtenir une garantie de maintenance et d’évolutions légales par l’éditeur

Lors du changement d’un SIRH, il est primordial de choisir un éditeur mettant à jour son logiciel régulièrement et respectant à la lettre les évolutions législatives en vigueur.

Nous vous conseillons de vous assurer de ces éléments en amont de signer le contrat avec votre futur partenaire. Avoir un logiciel à jour est indispensable pour vous assurer des paies justes mais également des déclaratifs conformes.

De plus, certains acteurs sur le marché du SIRH proposent même de réaliser une veille légale et conventionnelle à votre place. C’est un contrat en supplément qui peut vous être proposé et peut vous faire gagner en temps et en efficacité (à prévoir dans votre budget).

5 – Prendre en compte vos contraintes organisationnelles

Cinquième point de vigilance dans la sélection de votre futur SIRH, la prise en compte de vos contraintes internes et organisationnelles. Voici les bonnes questions à vous poser :

Combien de personnes peuvent se connecter en même temps à l’outil ?
La solution gère-t-elle les multi-sociétés, les multi-conventions ?
Comment vais-je pouvoir intégrer le logiciel dans ma structure ?
Comment gérer la résistance au changement des utilisateurs ?

Il faudra aussi planifier des sessions de formation avant le déploiement de la solution. Cette étape ne doit pas être mise de côté car elle rassurera les utilisateurs finaux et permettra de leur présenter concrètement les avantages du nouvel outil.

6 – S’assurer du respect du RGPD et de la sécurité de vos données

Dernier point, obtenez une nouvelle fois des garanties et des preuves sur le respect strict de la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) et de la fiabilité des serveurs sur lesquels elles sont hébergées.

Pour cela, nous vous conseillons de choisir un éditeur hébergeant vos données en France, sur des serveurs récents et mis à jour régulièrement.

Vous l’aurez compris, changer de SIRH n’est pas une mince affaire ! Afin de vous épauler dans votre projet, et pour choisir un partenaire de confiance, vous pouvez également vous faire accompagner par un cabinet de conseil de type AMOA.

Gérez facilement l’ensemble de vos activités RH et Paie au sein d’un outil unique !

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Vous l’aurez compris, changer de SIRH n’est pas une mince affaire ! Afin de vous épauler dans votre projet, et pour choisir un partenaire de confiance, vous pouvez également vous faire accompagner par un cabinet de conseil de type AMOA.

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Comment trouver le bon logiciel de Gestion des Temps et Activités ?

NOVRH — Mon, 31 Jan 2022 18:35:00 +0000

Se doter d’un outil de GTA est essentiel pour améliorer l’organisation du travail et fiabiliser sa paie. Mais comment bien choisir son logiciel de GTA ? Il vous faudra établir un cahier des charges précis en fonction de divers critères liés à votre organisation, mais aussi vous équiper d’un logiciel capable de communiquer avec votre outil de paie.

Quels sont les critères de choix d’une solution de gestion des temps et des activités ?

Quels sont les critères de choix d’un logiciel de GTA ?

Pour vous aider à faire votre choix, voici les premières questions à vous poser :

Effectif à gérer dans le logiciel GTA

A chaque taille d’entreprise sa solution. Une multinationale n’aura pas à faire face aux mêmes enjeux qu’une ETI (entreprise de taille intermédiaire). L’effectif de votre organisation déterminera en premier lieu le type de solutions vers lesquelles porter votre choix car chaque logiciel est calibré et architecturé autour d’une certaine base de calcul.

Paramétrage des conventions collectives

Vérifier que votre ou vos conventions collectives sont bien paramétrées ou du moins paramétrables. Si votre société est gérée par une convention de niche, peut-être faudra-t-il opter pour une solution spécialisée sur le métier de votre entreprise, afin d’être assuré de la capacité de l’éditeur de mettre à jour les paramétrages.

Société en multi-sites : gestion décentralisée

Si votre société est multi-sites, voir multi-établissements, analysez la capacité du logiciel GTA à gérer ce type d’organisation décentralisée.

La collecte des données GTA

Analysez la manière dont sont collectées les données dans votre entreprise, quels sont les points d’entrée, ou ceux que vous aimeriez installer, pour remonter les éléments variables :

badgeuse,
portail RH,
collecte des données par les managers ou par les gestionnaires RH etc.

Les fonctionnalités recherchées

Selon le type d’organisation cible, vous ne recherchez pas les mêmes fonctionnalités. Pour adapter le logiciel GTA à votre besoin, estimez le type de modules qui vous sont nécessaires, quitte à en ajouter au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins : solution simple de gestion des temps, portail RH, planification RH, suivi analytique, production de reportings etc.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel GTA ?

Fût un temps où les gestionnaires RH pouvaient se contenter de pointer manuellement les heures des salariés pour calculer la paie. Cependant avec la complexification du calcul de paie et des obligations auxquelles doivent faire face les entreprises, il est devenu essentiel de se doter d’un logiciel de GTA.

Cependant, avant de faire votre choix, vous devrez déterminer les fonctionnalités du logiciel GTA dont vous avez besoin. Elles ne vous seront peut-être pas toutes utiles.

Globalement, un logiciel de gestion des temps et des activités propose les fonctionnalités génériques suivantes :

Gestion des plannings individuels et d’équipes ;
Gestion des heures (supplémentaires, de nuit, d’astreinte, temps partiel etc.) ;
Suivi des absences et des congés (RTT, CP, maladie, AT/MP, congé maternité, congé paternité etc.) ;
Gestion du CET;
Outil de business intelligence (rapport d’absentéisme, rapport sur les AT/MP etc.);
Portail RH ;
Pointeuse/badgeuse RH;

Le logiciel de GTA a pour objectif essentiel de fiabiliser et simplifier le calcul de la paie.

Quels liens entre votre logiciel GTA et votre logiciel paie ?

Choisir son logiciel GTA : quels liens avec le logiciel de paie ?

Un logiciel de gestion des temps et des activités doit être connecté au reste du système d’informations, et notamment à celui de gestion de la Paie, sous peine de faire de la double saisie, ce qui serait contraire à l’objectif de départ.

Les solutions interfaçables

Si vous disposez déjà d’un outil de paie, vérifiez que la solution de GTA pour laquelle vous optez est interfaçable avec celui-ci. Il doit être possible de paramétrer l’export des éléments variables vers le logiciel de paie.

Les avantages d’un interfaçage entre un logiciel de paie et un logiciel de GTA sont multiples :

suppression des doubles saisies,
historisation des fichiers de pré-paie,
ou encore le contrôle des éléments variables de paie avant export.

Une solution 100% intégrée

NOVRH propose un module dédié à la gestion des absences, des temps de travail et des plannings.

Cette solution vous permet de gérer la paie et les déclaratifs sans risquer de perte d’information. En effet, il s’agit d’une plateforme SIRH 100% intégrée qui peut ainsi prendre en charge l’intégralité des tâches de gestion d’un dossier collaborateur. Enfin, les mises en production sont simplifiées et vous êtes accompagné tout au long du projet par un expert.

Gérez simplement les temps et activités de vos salariés !

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Afin d’approfondir le sujet, nous vous invitons à consulter notre article « Liens entre GTA, Paie et DSN : quels sont les enjeux ? ».

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Pourquoi se Doter d’un Logiciel de Gestion Financière ?

NOVRH — Mon, 29 Nov 2021 14:06:00 +0000

Le comptable de votre entreprise n’est pas satisfait des outils que vous possédez pour gérer les finances de votre entreprise ? Vous cherchez une solution mais n’en trouvez pas encore une qui vous convient parfaitement. Et si vous passiez par les services d’un logiciel de gestion financière ? De quoi s’agit-il exactement ? Quelles fonctionnalités ? Découvrez tout cela ici !

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion financière ?

Définition

Un logiciel de gestion financière est une plateforme conçue pour la gestion des domaines suivants :

Comptabilité
Trésorerie
Immobilisation
Fiscalité
Gestion commerciale (gestion des achats, ventes, devis, factures, stocks …)

S’appuyant sur des ressources informatiques, le logiciel de gestion financière permet le traitement automatique et pertinent d’une grande masse de données afin de réaliser :

la consolidation des comptes,
les reportings financier,
l’élaboration du budget
la réalisation des simulations prévisionnelles.

Ils sont aussi appelés logiciels de performance financière.

Les enjeux de l’utilisation d’un logiciel financier

La gestion financière est essentielle pour atteindre les objectifs de l’entreprise à tous les niveaux.

Or, une solution de gestion financière vous simplifie le traitement conforme de toutes vos transactions comptables. Grâce à ses différentes fonctionnalités, vous pouvez obtenir des informations synthétiques d’aide à la décision. Les outils de gestion financière fournissent un véritable tableau de bord pour déterminer la situation exacte de votre trésorerie, l’état des paiements, les engagements financiers, etc.

Pour résumer, votre logiciel de gestion financière vous permet :

de contrôler tous les aspects budgétaires et financiers de chaque projet;
d’en analyser les résultats via des indicateurs de performance.

Logiciel de gestion financière : quels liens entre performance financière et gestion des RH ?

On a tendance à opposer Direction financière et Direction des ressources humaines en entreprise. Oui, la gestion du personnel représente un coût. Mais aussi de formidables ressources pour accroitre la compétitivité. Aussi, la gestion des ressources humaines doit s’inscrire dans un contexte plus large de stratégie d’entreprise et marcher main dans la main avec la finance !

Dans une logique de performance financière, la fonction RH construit des indicateurs à partir des données du SIRH et des opérations de paie. Le pilotage RH met en place et suit un certain nombre d’indicateurs. Il peuvent être de trois ordres :

Type d’indicateurs	Enjeux
Les indicateurs légaux	La loi oblige les entreprises à produire un certain nombre de rapports et d’index, ceux-ci permettant de vérifier si les obligations sociales (paie et administratives) sont bien respectées.
Les indicateurs de mesure (ou de performance)	Ces indicateurs permettent de mesurer le retour sur investissement des actions de développement RH mises en œuvre. Ces indicateurs peuvent également comparer l’activité d’une entreprise à celle de ses concurrents.
Les indicateurs stratégiques	Il s’agit d’outils d’aide à la décision permettant de réaliser des prévisions en croisant un grand nombre de données. Ces analyses accompagnent les directions générales dans l’élaboration des stratégies globales d’entreprises. Le pilotage de la fonction finance passe par un pilotage RH pertinent. Le pilotage RH s’impose ainsi comme un relai essentiel de la stratégie d’entreprise.

A la croisée des domaines Finance et RH, nous trouvons le Contrôleur de Gestion Sociale qui est le pilote de l’exploitation et de l’analyse des données. Celui-ci parle aussi bien le langage RH que le langage financier.

Réaliser simplement le reporting de vos données RH/paie !

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Les outils RH au service de la performance financière

De même que le contrôleur de gestion se trouve personnage central entre la finance et les RH, les outils se doivent de communiquer de manière à optimiser la gestion globale de l’entreprise.

Interfaces entre le logiciel de gestion financière et les SIRH

Il est impératif pour l’entreprise de disposer d’une vue d’ensemble de ses données financières. Les logiciels de paie sont ainsi interfacés (ou interfaçables) avec les logiciels de comptabilité.

Il existe également certains ERP RH qui permettent de centraliser toutes les données qu’elles soient financières, commerciales ou RH pour faciliter la gestion globale.

Performance RH et performance financière : un reporting commun

Les outils de pilotage RH permettent notamment de piloter la masse salariale grâce aux résultats de paie. Or, la Direction financière (DAF) a régulièrement besoin d’indicateurs produits par les outils de paie.

Les deux fonctions RH et finances manipulent de grandes masses de data pour alimenter leurs différentes analyses : KPI, trésorerie, masse salariale etc. Un reporting commun leur permet de partager les informations et de fusionner leurs objectifs distincts afin d’atteindre celui de pérennité et de compétitivité de l’entreprise.

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