Gérer la paie de ses collaborateurs est une tâche complexe et chronophage pour les entreprises, quelle que soit leur taille. En plus du temps que cela prend, il y a toujours un risque d’erreurs, ce qui peut avoir de graves conséquences financières et juridiques. Heureusement, les logiciels de paie peuvent vous aider à automatiser et simplifier ce processus, tout en vous garantissant une conformité totale aux réglementations en vigueur. Mais quels sont les avantages concrets d’un logiciels de paye ? Nous faisons le point pour vous.
1. Logiciel de paie = gain de temps pour les équipes RH et paie
L’un des objectifs d’une entreprise lorsqu’elle décide de mettre en place un nouveau logiciel de paie, est de renforcer la productivité des équipes RH en leur simplifiant les tâches.
L’automatisation des activités chronophages à faible valeur ajoutée et la suppression de tâches intermédiaires, comme les calculs de paie, permettent aux équipes de se recentrer sur des activités d’analyse, d’assistance juridique ou de veille sociale par exemple.
Le gain de temps dans la gestion de la paie entraîne à moyen terme un gain financier non négligeable.
2. Logiciel de paie = plus de maîtrise du processus de paie et moins d’erreurs
Certaines organisations ont choisi d’externaliser leur paie auprès de prestataires spécialisés, ce qui leur évite d’allouer des ressources internes à cette matière.
Toutefois, garder son processus de paie en interne en installant un logiciel de paie autorise l’entreprise à garder une totale maîtrise sur ses données de paie, ses déclaratifs et ses workflows.
Cependant, il faut garder en tête que les multiples évolutions légales et conventionnelles rendent très difficile le maintien de la gestion de paie conforme. Or, grâce au logiciel de paie :
- La mise à jour des règles sociales et conventionnelles est automatique ;
- Les données sociales sont fiabilisées et sécurisées par la centralisation des données (pas de doubles saisies) ;
- Les risques d’erreurs dans les calculs de paie et d’oubli de transmission des déclarations (DSN) sont considérablement réduits par l’automatisation.
3. Logiciel de paie = Paie conforme et sécurisée
Scrutée par les salariés, la fiche de paie l’est également :
- par l’URSSAF qui vérifie le calcul et le paiement des cotisations sociales;
- ainsi que par l’administration fiscale (DGFIP) qui vérifie la collecte et le versement de l’impôt sur le revenu.
Les éventuelles erreurs peuvent entraîner des sanctions administratives, financières voire pénales, ainsi que des conflits sociaux avec les collaborateurs.
Afin d’éviter ces écueils et de bénéficier de référentiels juridiques conformes, il devient indispensable de s’équiper d’un logiciel de paie performant.
4. Logiciel de paie = Accès à des données RH précieuses
Vos données sociales sont des mines d’informations.
Les logiciels de paie modernes vous donnent accès à un ensemble de données RH précieuses. Ces données peuvent vous aider à mieux comprendre votre main-d’œuvre et à prendre des décisions RH plus éclairées.
Par exemple, vous pouvez utiliser les données de paie pour identifier les tendances en matière de rémunération, d’absentéisme et de rotation du personnel. Vous pouvez également utiliser ces données pour élaborer des programmes de formation et de développement des compétences plus efficaces.
Vous souhaitez mettre en place un nouvel outil de paie adapté à votre entreprise ?
5. Logiciel de paie = réduction des coûts
Le gain de productivité liée à la réduction des tâches administratives engendre de réelles économies pour votre structure.
Cependant, ceci est vrai si et seulement si la solution de paie choisie est réellement adaptée aux besoins de votre entreprise. Ainsi, que vous soyez déjà équipé d’une solution de paie mais qui ne vous satisfait plus, ou que vous cherchiez à vous équiper, il est nécessaire d’auditer l’existant au préalable.
Il s’agit de faire l’inventaire des spécificités de votre organisation :
- effectif global de votre structure;
- votre secteur d’activité,
- les outils utilisés actuellement,
- les processus internes,
- ou encore le nombre de personnes affectées au traitement de la paie ainsi que leurs compétences.
Ce travail est essentiel pour vous aider à mettre en place un logiciel de paie en adéquation avec la structure de votre organisation et vos besoins. La phase de conception puis de paramétrage en seront facilitées, et les bénéfices procurés par votre nouvel outil de paie, maximisés.
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