Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative est le dernier maillon de la chaîne de gestion de la paie. Elle consiste à déclarer les données de paie aux organismes sociaux concernés (URSSAF, Assurance Maladie, Pôle Emploi etc.) via un fichier dématérialisé déposé sur le site Net-entreprises.fr (régime général) ou MSA.fr (régime agricole).
Ce fichier est en règle générale généré par un logiciel de paie compatible avec la DSN, c’est-à-dire comprenant une interface avec le site administratif.
Comment fonctionne la DSN ? Elle doit être émise pour chaque établissement d’affectation car elle fonctionne par SIRET. Elle est émise mensuellement ou lors de la survenue d’évènements.
- La DSN périodique : il s’agit de la DSN mensuelle correspondant au bulletin de paie. Elle doit être transmise soit au 5, soit au 15 du mois (selon les situations) ;
- La DSN signalement d’évènements : celle-ci permet d’informer les organismes sociaux des évènements survenus en cours de mois comme les arrêts de travail, les reprises anticipées et les fins de contrats de travail. Afin d’ouvrir ou d’arrêter les droits aux versements des prestations sociales, la DSN évènementielle doit être transmise dans un délai de 5 jours ouvrés.
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Qu’est-ce que la DSN mensuelle ?
La DSN est à effectuer chaque mois. Le paiement des cotisations est à faire :
- avant le 5 du mois,
- pour les entreprises d’au moins 50 salariés
- et dont la rémunération est versée le même mois que la période de travail.
La déclaration sociale nominative (DSN) est un mode de déclaration unique destiné à se substituer aux déclarations sociales et au reporting employeur.
Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé sont concernées (sauf cas particuliers).
Le traitement d’une DSN mensuelle s’effectue en 2 étapes :
- Création de la déclaration,
- Envoi de la déclaration.
La DSN mensuelle est un instantané de tout ce qui s’est passé au cours du mois (y compris les arrêts de travail et les fins de contrat des salariés).
La DSN doit être transmise dans le mois qui suit la période d’activité salariée. La date diffère selon les effectifs de l’entreprise : Si l’entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunéré.
Est-il obligatoire de remplir une DSN ?
La Déclaration Sociale Nominative est effectivement obligatoire pour l’ensemble des employeurs du secteur privé du régime général et du régime agricole de Sécurité sociale, et ce depuis le 1er janvier 2017.
Ces déclarations permettent de déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie…) et de calculer les taux de cotisation applicables aux entreprises.
C’est le moyen de transmission des données des employeurs pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales.
Pour les organismes de sécurité sociale et les services de l’Etat, la CNAV (Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des salariés) conserve les données de rémunération des salariés et alimente directement le ministère du Travail pour les déclarations et enquêtes de mouvements de salariés. force de travail.
Comment déclarer ses effectifs en DSN ?
La DSN remplace définitivement la DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées) qui était le canal de transmission annuel des chiffres d’effectifs et de masse salariale.
La DADS sur les salaires de l’année N-1 n’a plus à être produite. Ces données sont désormais transmises via la DSN périodique mensuelle.
A noter : depuis Janvier 2020, l’effectif total des travailleurs handicapés doit être déclaré chaque mois en DSN. Tous les employeurs sont concernés par cette obligation de déclaration.
La déclaration des effectifs en DSN s’effectue via les deux rubriques suivantes :
- « Effectif moyen de l’entreprise au 31 décembre » (S21.G00.06.009) : il s’agit de saisir dans cette rubrique l’effectif calculé au 31 décembre correspondant à la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année civile de l’année N-1.
- « Effectif de fin de période déclarée de l’établissement » (S21.G00.11.008) : vous devez saisir l’effectif correspondant au nombre de salariés présents dans l’établissement d’affectation en fin de période déclarée. L’établissement d’affectation est celui avec lequel le salarié a signé son contrat de travail, il peut être différent de l’établissement où il travaille physiquement.
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Les enjeux du lien entre GTA, Paie et DSN
La DSN arrive au bout de la chaîne de traitement de la paie. Le lien entre GTA, paie et DSN est crucial. En effet, les erreurs en cours de parcours se répercuteront dans les déclarations transmises aux organismes sociaux. Ces erreurs pourraient avoir des conséquences :
- sur la protection sociale des salariés : si les cotisations ne sont pas correctement prélevées ;
- sur la situation fiscale des salariés : l’entreprise est désormais collectrice de l’impôt sur le revenu et a un devoir de conformité vis-à-vis de l’administration fiscale et des collaborateurs ;
- risques de sanction pour travail au noir : si les salariés ne sont pas déclarés avant leur embauche ou si certaines heures effectuées ne sont pas déclarées par exemple.
Une bonne collecte des informations dans l’outil GTA et un bon traitement en paie avec des paramétrages juridiquement conformes permettent la transmission d’informations justes aux organismes sociaux.
Qui gère le traitement des déclarations sociales nominatives ?
Il s’agit des organismes suivants :
- Pôle emploi,
- Assurance maladie (CPAM),
- Ursaaf,
- Agirc-Arrco,
- Organismes complémentaire de santé : mutuelle, assurance ou institution de prévoyance.
La DSN est réalisée en un seul point de dépôt pour tous les organismes. Il s’agit de net-entreprises.fr pour le régime général et de msa.fr pour le régime agricole.
Comment télécharger la déclaration sociale nominative ?
Vous devez vous inscrire et ouvrir un compte sur le site net-entreprises.fr. Vous avez le choix entre un compte où vous vous déclarez et un compte où vous désignez une autre personne (un comptable, un gestionnaire de paie).
Pour faire la DSN mensuelle cliquez sur l’onglet déclaration, au niveau de votre entreprise dans le menu pour effectuer une DSN cliquez sur « DSN mensuelle sur une période ».
Si vous n’envoyez pas votre DSN par API, vous devez déposer votre DSN mensuelle sur le site net-entreprises. Pour cela, connectez-vous sur le site net-entreprises.fr et cliquez sur « Déclaration sociale nominative » dans votre menu personnalisé.
En savoir plus :
Consultez notre article complémentaire : Logiciel de paie
