ESSMS, gestion des postes et des budgets

ESSMS : comment optimiser la gestion des postes et des budgets ?

Les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux doivent pouvoir gérer simplement leur budget, qui dépend en partie de financements publics. De nouveaux outils de pilotage et de maitrise des budgets ont été mis en place par les pouvoir publics (CPOM, cadres normalisés ERRD et EPRD …) et l’offre médico-social se réorganise. Les structures sont progressivement regroupées et le décloisonnement avec le secteur sanitaire s’intensifie.

Chaque année, chaque établissement reçoit une « décision tarifaire » de la part de l’ARS (agence régionale de santé) déterminant une grande partie de ses ressources. Comment optimiser la gestion des postes et des budgets grâce à un SIRH ?


Le financement des ESSMS : exemple d’un EPHAD


Le budget d’un EPHAD

Prenons l’exemple d’un EPHAD. Leur financement repose sur trois sources :

  • Le budget « dépendance » dédié aux prestations d’aide et de surveillance (aide-soignant etc.) des personnes en perte d’autonomie : financé en partie par les départements et en partie par les résidents.
  • Le budget « soin » dédié au financement du personnel soignant et des équipements médicaux : intégralement à la charge de l’Assurance Maladie.
  • Le budget « hébergement » est financé par les résidents qui peuvent percevoir des aides financières.  


La procédure de financement

En substance, le cycle budgétaire est le suivant :

Chaque année la CNSA (caisse nationale de solidarité pour l’autonomie) notifie aux directeurs et directrices d’agences régionales de santé (ARS) le montant à allouer au financement des établissements.

L’ARS dispose de 2 mois pour adresser une « décision tarifaire » aux établissements. En parallèle l’assurance maladie (CPAM) est informée de l’enveloppe budgétaire à verser à l’EPHAD.

L’EHPAD signe un CPOM (contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens) et établit son EPRD (état prévisionnel des recettes et des dépenses) contrôlé et validé par l’ARS et le conseil départemental. Les dépenses de l’établissement doivent être conformes au financement alloué.


Optimiser la gestion des postes et des budgets via un SIRH complet

Afin de piloter efficacement les budgets, les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux doivent avoir une visualisation optimale des dépenses à venir dans l’année.

Un SIRH complet, adapté au secteur, vous permet de faciliter la gestion de vos postes grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Affectation et ventilation analytique des postes de l’établissement ;
  • Rattachement des collaborateurs aux postes principaux et secondaires et gestion de l’affectation analytique du personnel ;
  • Simulation, préparation et élaboration des budgets sur plusieurs années ;
  • Génération des cadres normalisés (EPRD, ERRD, …) ;
  • Suivi du taux d’occupation des postes.


Si des postes sont vacants, ceux-ci sont rendus visibles. L’application vous permet ensuite d’effectuer les demandes de recrutement à partir de ces postes.

Pour permettre aux établissements d’établir leur état prévisionnel, l’outil met à disposition des fonctionnalités de suivi, d’analyse et de reporting :

  • Analyse de la masse salariale et simulation de son évolution en intégrant l’évolution démographique avec anticipation des avancements liés à l’ancienneté ;
  • Tableaux de bord avec indicateurs RH clés pour une vision globale (indicateurs ANAP, absentéisme, etc.) ;
  • Statistiques (suivi des effectifs, formation et recrutement).


Grâce aux fonctionnalités décisionnelles de votre outil SIRH, vous construisez, paramétrez puis diffusez vos reportings personnalisés. Ces reportings peuvent être visualisés sur Excel ou sur un portail web dédié.


La solution NOVRH Care se présente comme un SIRH complet, adapté aux problématiques fonctionnelles des ESSMS. Celle-ci permet notamment de répondre aux défis posés par la gestion des financements.  


gestion des postes en ESSMS


Sources :

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