Externalisation RH

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Externalisation RH : définition

L’externalisation RH consiste à confier à un prestataire externe :

  • l’exploitation complète ou partielle d’un logiciel de gestion des Ressources humaines
  • la prise en charge d’un ou plusieurs processus RH
  • ou encore la gestion d’une fonction RH comme la paie, le recrutement, la formation ou la gestion administrative du personnel

Ces trois pans de l’externalisation RH peuvent se compléter.

L’externalisation Ressources Humaines résulte d’une décision stratégique permettant de répondre à un objectif de compétitivité. La délégation de tâches chronophages mais essentielles liées à la gestion administrative du personnel permet aux équipes RH de dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée (gestion des talents, GPEC, négociation sociale etc.)

Les avantages de l’externalisation Ressources Humaines

L’externalisation de la fonction RH présente de nombreux avantages, notamment pour les PME et les ETI :

  • Diminuer la charge de travail des équipes RH : dégager du temps pour des activités à plus forte valeur stratégique ;
  • Assurer la conformité sociale : en permettant un suivi plus simple de la législation et des contraintes réglementaires, voire de se reposer sur le savoir-faire et l’expertise du prestataire.
  • Réduire les coûts : externaliser certaines tâches RH permet de réduire les coûts grâce à l’intervention d’experts, l’automatisation des processus par la mise en place d’outils SIRH, et l’optimisation de processus sans avoir à recruter de nouvelles compétences en interne.
  • Maximiser la flexibilité et la souplesse de fonctionnement

Avant d’externaliser une fonction RH, il est conseillé d’appliquer la règle des 4C qui est une méthode permettant de déterminer si  la tâche, l’activité, voir la fonction est externalisable :

  • Complexe : la tâche nécessite-t-elle une expertise (compétence SI, expertise paie …) ?
  • Chronophage : la tâche nécessite-t-elle du temps de traitement ?
  • Critique : quel est le risque que la gestion de cette activité fait courir à l’organisation en cas d’erreur ?
  • Circonscrite : combien d’intervenants sur un processus RH ? Quels sont les services concernés ?

Il s’agit également d’être attentif à plusieurs points : ce choix d’externaliser une ou plusieurs activités RH implique un engagement fort entre l’entreprise et le prestataire externe qui devient dès lors un partenaire stratégique.

Le choix de l’externalisation peut conduire également à l’évolution de certains postes. Il est donc nécessaire de prévoir, dans ce cas de figure, un accompagnement et un reclassement pour les salariés concernés notamment dans la politique de GPEC.

Les outils de l’externalisation RH

La fonction la plus externalisée actuellement est celle de la gestion de la paie, suivie de la formation et du recrutement.

L’externalisation RH peut passer par la mise en place d’un logiciel de gestion RH. Il est possible de choisir d’externaliser une fonction comme la paie, la GTA (gestion des temps et des activités) ou le recrutement indépendamment des autres. Ces différents modules peuvent être interfacés pour éviter la double saisie.

Certains SIRH (Système Information Ressources Humaines) permettent d’externaliser plusieurs fonctions en un seul outil 100% intégré pour gérer l’ensemble de ses outils RH et paie à partir de la même application.

En tout état de cause, ces outils doivent vous aider à :

  • Automatiser certaines tâches chronophages ;
  • Intégrer les évolutions légales automatiquement ;
  • Faciliter le suivi et le pilotage des ressources humaines en centralisant les données collaborateurs ;
  • Partager l’information et faciliter le dialogue entre les services.

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