Logiciel de Paie : définition
Un logiciel de paie est un outil informatique permettant l’automatisation de la collecte des données paie, du traitement et du calcul de celles-ci, ainsi que de la gestion administrative du personnel. L’objectif est de produire une fiche de paie et des déclarations conformes à la fois à la législation sociale et à la situation personnelle du salarié.
Le logiciel de paie simplifie le traitement des processus « ressources humaines » dans le cadre du management de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ des collaborateurs.
Il peut être installé :
- On-premise : aussi appelé « en monoposte », ce sont des logiciels physiquement installés sur les serveurs de l’entreprise. L’utilisateur acquiert une licence auprès de l’éditeur.
- Saas et solution de paie en ligne : le logiciel est installé sur les serveurs de l’hébergeur et il est accessible à distance via n’importe quel navigateur web. L’utilisateur paie généralement un abonnement.
Les deux solutions ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients à étudier selon la taille et les spécificités de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’une solution de gestion de la paie ?
Les avantages à s’équiper d’un logiciel de paie sont nombreux. Toutefois, avant de se lancer dans la mise en place de l’outil, l’entreprise doit analyser ses processus existants et se demander lesquels peuvent être automatisés sans préjudice pour les équipes.
Il s’agira de choisir un logiciel adapté à la structure (taille de l’entreprise, organisation des processus RH …) ainsi qu’à son secteur d’activité. Ce travail d’audit préalable permet de maximiser les bénéfices procurés par le traitement de la paie ainsi automatisé et d’améliorer significativement la productivité au sein de l’entreprise.
- Gain de temps : l’automatisation de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée permet l’optimisation du temps de travail des équipes RH ;
- Réduction des risques d’erreurs humaines :
- les règles sociales et conventionnelles sont mises à jour par l’éditeur du logiciel qui effectue la veille juridique ;
- La centralisation des données dans une base unique évite les erreurs engendrées par les doubles saisies des données sociales qui sont ainsi fiabilisées et sécurisées ;
- L’automatisation des déclarations (DUE, DSN) et des calculs de paie réduisent les risques d’erreurs ou d’oubli ;
- Garantie d’être à jour en temps réel avec les normes légales et conventionnelles de votre structure ;
- Contrôle de ses données sociales : à l’ère du big data, le traitement de la donnée est essentielle pour maîtriser sa fonction RH et contrôler ses données sociales. Avec un logiciel de paie, l’entreprise peut disposer d’outils de reporting permettant de produire les principaux états de contrôle ;
- Réduction des coûts : le gain de productivité liée à la réduction des tâches administrative engendre de réelles économies.
Les fonctionnalités d’un logiciel de Paie
Grâce au travail amont d’évaluation des besoins et de définition du budget, l’entreprise choisi entre plusieurs logiciels de paie, celui qui sera le plus adapté. Certaines fonctionnalités de base sont indispensables, d’autres permettent d’avantages de flexibilité et de maîtrise de la fonction paie. Bien souvent, la double gestion de l’administration du personnel et de la paie est facilitée au sein du même outil.
Afin de faciliter le travail des équipes RH et de s’assurer de produire une paie conforme à la législation, assurez-vous de choisir un outil de gestion de la paie proposant les fonctionnalités suivantes :
| Type de fonctionnalité | Description de la fonctionnalité |
| Calcul de la paie | La paie est calculée en fonction des éléments variables (heures supplémentaires, arrêts maladie, congés payés etc.) et des taux légaux applicables ; |
| Calcul et collecte du PAS | Le prélèvement à la source est calculé, collecté puis reversé à l’URSSAF. Le logiciel de paie doit permettre de le traiter, et en faire figurer les postes obligatoires sur le bulletin de paie. |
| Édition du bulletin de paie | Le bulletin de paie simplifié doit être transmis au salarié tandis que le bulletin de paie complet est simplement tenu à sa disposition. Le logiciel de paie doit permettre à l’employeur de remettre au collaborateur une fiche de paie dématérialisée (sans accord préalable de celui-ci). |
| Production des différentes déclarations sociales obligatoires | Le logiciel de paie permet d’effectuer les déclarations à destination des administrations sociales : déclaration Unique d’Embauche (DUE), déclaration Sociale Nominative (DSN). |
| Production des documents obligatoires | Le logiciel de paie permet de produire les différents documents obligatoires relatifs aux entrées/sorties contrats de travail, les certificats de travail, soldes de tout compte. |
| Documents de reporting et de contrôle de la paie | Afin de suivre la masse salariale et de réaliser les différentes études obligatoires, le logiciel de paie doit offrir des fonctionnalités de contrôle de la paie : – Production des états de contrôle – Édition de tableaux de bord RH. |
Quel logiciel de paie choisir?
Le choix de l’outil de paie : une étape cruciale
Pour choisir un logiciel de paie adéquat aux besoins et à la taille de votre entreprise, vous devez définir en priorité 4 axes majeurs :
- Quel est le budget alloué : le budget doit être défini en amont et ne rien négliger (achat de la licence ou abonnement, coût de mise en œuvre, exploitation etc.);
- Quelles sont vos contraintes techniques : hébergement dans l’entreprise, mode saas, exploitation et maintenance etc.;
- Quelles sont les ressources (équipes compétentes) dont vous disposez dans l’entreprise pour gérer l’outil de gestion de la paie;
- Quelles sont les fonctionnalités souhaitées : vous définissez ainsi le périmètre du projet (gestion de la paie, DSN, GTA etc.).
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En savoir plus : Consultez notre article complémentaire : La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
