Logiciel de Paie : définition

Un logiciel de paie est un outil informatique permettant l’automatisation de la collecte des données paie, du traitement et du calcul de celles-ci, ainsi que de la gestion administrative du personnel. L’objectif est de produire une fiche de paie et des déclarations conformes à la fois à la législation sociale et à la situation personnelle du salarié.

Le logiciel de paie simplifie le traitement des processus « ressources humaines » dans le cadre du management de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ des collaborateurs.

Il peut être installé :

• On-premise : aussi appelé « en monoposte », ce sont des logiciels physiquement installés sur les serveurs de l’entreprise. L’utilisateur acquiert une licence auprès de l’éditeur.
• Saas et solution de paie en ligne : le logiciel est installé sur les serveurs de l’hébergeur et il est accessible à distance via n’importe quel navigateur web. L’utilisateur paie généralement un abonnement.

Les deux solutions ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients à étudier selon la taille et les spécificités de l’entreprise.

Avantages d’une solution de gestion de la paie 

Les avantages à s’équiper d’un logiciel de paie sont nombreux. Toutefois, avant de se lancer dans la mise en place de l’outil, l’entreprise doit analyser ses processus existants et se demander lesquels peuvent être automatisés sans préjudice pour les équipes.

Il s’agira de choisir un logiciel adapté à la structure (taille de l’entreprise, organisation des processus RH …) ainsi qu’à son secteur d’activité. Ce travail d’audit préalable permet de maximiser les bénéfices procurés par le traitement de la paie ainsi automatisé et d’améliorer significativement la productivité au sein de l’entreprise.   

• Gain de temps : l’automatisation de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée permet l’optimisation du temps de travail des équipes RH ;
• Réduction des risques d’erreurs humaines :
  • les règles sociales et conventionnelles sont mises à jour par l’éditeur du logiciel qui effectue la veille juridique ;
  • La centralisation des données dans une base unique évite les erreurs engendrées par les doubles saisies des données sociales qui sont ainsi fiabilisées et sécurisées ;
  • L’automatisation des déclarations (DUE, DSN) et des calculs de paie réduisent les risques d’erreurs ou d’oubli ;
• Garantie d’être à jour en temps réel avec les normes légales et conventionnelles de votre structure ;
• Contrôle de ses données sociales : à l’ère du big data, le traitement de la donnée est essentielle pour maîtriser sa fonction RH et contrôler ses données sociales. Avec un logiciel de paie, l’entreprise peut disposer d’outils de reporting permettant de produire les principaux états de contrôle ;
• Diminuez votre coût au bulletin en internalisant la gestion de la paie.

Fonctionnalités d’un logiciel de Paie

Grâce au travail amont d’évaluation des besoins et de définition du budget, l’entreprise choisi entre plusieurs logiciels de paie, celui qui sera le plus adapté. Certaines fonctionnalités de base sont indispensables, d’autres permettent d’avantages de flexibilité et de maîtrise de la fonction paie. Bien souvent, la double gestion de l’administration du personnel et de la paie est facilitée au sein du même outil. 

• Collecte des données nécessaires à l’établissement de la paie ;
• Calcul de la paie en fonction des éléments variables (heures supplémentaires, arrêts maladie, congés payés etc.) et des taux légaux applicables ;
• Calcul et collecte du prélèvement à la source à déclarer puis reverser à l’URSSAF ;   
• Edition du bulletin de paie simplifié à destination des salariés, il peut être dématérialisé et archivé ;
• Production des différentes déclarations obligatoires : déclaration Unique d’Embauche (DUE), déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
• Production des documents obligatoires : contrats de travail, certificats de travail, solde de tout compte ;
• Production des états de contrôle (notamment pour la comptabilité) et éditions de tableaux de bord RH. 

En savoir plus :

Consultez notre article complémentaire : La DSN (Déclaration Sociale Nominative)

La solution NOVRH propose un module de gestion de la paie complet et évolutif pour s’adapter à l’évolution de votre organisation. Afin d’autonomiser les collaborateurs et de décharger les équipes RH des saisies de données personnelles, vous pouvez également compléter votre suite paie d’un portail RH.