SIRH : comment gérer la résistance au changement ?

Plan de l’article

La mise en œuvre d’un nouvel SIRH peut générer une peur chez les futurs utilisateurs. Comment diminuer les risques de la résistance au changement ?

Les entreprises doivent constamment s’adapter aux évolutions économiques, concurrentielles ou encore réglementaires, ce qui implique une capacité à accepter le changement. Pourtant, la résistance au changement de la part des utilisateurs est l’un des principaux freins à l’implémentation de nouveaux logiciels. Or, le succès de votre projet de transformation dépend en grande partie de l’acceptation de l’outil. Tout projet de changement de SIRH s’accompagne  nécessairement d’une démarche de conduite du changement.


Changement de SIRH : Associer les utilisateurs au projet

La conduite du changement est un accompagnement global visant à faciliter l’acceptation de la transformation et à limiter les comportements de rejets. La mise en œuvre de méthodes, processus et moyens adaptés permettent de diminuer au maximum la résistance au changement.

Pour s’assurer de diminuer la peur induite par le changement et maximiser l’appropriation de nouveaux outils, associez les utilisateurs finaux au projet. D’une part, recueillir l’avis des intéressés évite la conception d’un SIRH ne répondant pas au besoin et d’autre part, cela permet de renforcer le sentiment d’implication. Plus engagés, les utilisateurs sont rassurés.

Par exemple, la recette métier est un puissant outil d’accompagnement au changement. Les utilisateurs finaux testent l’outil, se l’approprient et remontent d’éventuelles anomalies ou pistes d’amélioration. Les retours sont consignés et permettent d’implémenter les évolutions remontées.


Communiquer tout au long du projet

La conduite du changement n’arrive pas en bout de chaîne pour annoncer la mise en production de l’outil. Depuis la prise de décision du changement jusqu’à l’assistance utilisateur, la communication est l’une des clefs de voûte de votre projet. S’approprier le changement se fait nécessairement en douceur et avec le plus de transparence possible tout du long.

Les projets de transformation SIRH sont généralement portés par des équipes projet et les directions (DG/DSI/DRH). Les utilisateurs finaux, pourtant principaux intéressés par le changement en cours, n’ont pas toujours le niveau d’information suffisant. Or, la propagation de craintes irrationnelles et de fausses rumeurs est très difficile à freiner et peut sérieusement entraver le projet.

Ne négligez pas l’information constante de tous les acteurs afin d’apaiser ou de prévenir d’éventuelles tensions. Celle-ci rend le changement beaucoup moins brutal.

Cette communication aura pour objectif notamment de créer une vision future. Suscitez un besoin de changement en communicant sur les avantages du nouveau SIRH. Enfin, en définissant des objectifs intermédiaires, vous engagez et maintenez la motivation de tous. Tout projet a besoin d’un sponsor parmi les dirigeants et d’experts ou collaborateurs dont la légitimité est reconnue.


Changement du SIRH


Former et assister les utilisateurs

Prévoyez des plannings de formation pour les utilisateurs finaux. Ces formations doivent avoir lieu avant le déploiement de l’outil mais pas trop en amont afin que les utilisateurs ne perdent ni leurs acquis, ni leur motivation.

La résistance au changement diminue lorsque l’on prend en main l’outil et que l’on se l’approprie. Naturellement, les utilisateurs sont plus à l’aise avec leur ancien logiciel même s’il n’est plus adapté , simplement car ils le connaissent. La formation a pour objectif à la fois de faire monter vos équipes en compétence pour ne pas risquer la baisse de productivité mais également de leur faire accepter rapidement ce nouvel outil, non seulement plus performant, mais qu’ils vont rapidement maîtriser.

Enfin, ne lâchez pas vos équipes dans la nature après le déploiement ! Une documentation riche (aide en ligne, guide utilisateur) doit leur être mise à disposition ainsi qu’une assistance au démarrage. Les équipes projet peuvent, par exemple, effectuer ensuite le support utilisateurs durant les premiers mois d’exploitation de l’outil. Une assistance utilisateur disponible et réactive fait partie intégrante d’une bonne conduite du changement. Vous rassurez vos utilisateurs jusqu’au bout. 


Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article connexe : « Mise en place d’un SIRH : 3 conseils pour améliorer sa prise en main« .

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