La complexification croissante de la réglementation sociale rend fondamentale l’adoption d’un outil de GTA
Qu’est-ce qu’un logiciel GTA ?
Le logiciel de gestion des temps et des activités est un outil informatique RH spécifique aux temps de travail. Il permet d’effectuer le suivi et le reporting notamment :
- des jours d’absences (CP, RTT etc) ;
- du nombre d’heures travaillées;
- des heures supplémentaires;
- des heures d’arrivée et de départ;
- des plannings.
Remplir un formulaire de demande de congés, ou transmettre ses heures d’activité par mail aux services RH, c’est prendre le risque de « perdre » ses données, et, ainsi, l’assurance de produire un bulletin de paie faux.
Avec la complexification croissante de la réglementation sociale mais aussi des formes d’organisations du travail, se doter d’un logiciel de GTA, gestion des temps et des activités, apparait désormais fondamental.
3 avantages à se doter d’un logiciel GTA
Optimiser et sécuriser la production de sa paie et des déclaratifs
La première raison qui peut pousser une organisation à se doter d’un logiciel de GTA est l’objectif de conformité aux cadres législatifs et conventionnels. En effet, la durée du temps de travail est devenue, au fil des évolutions réglementaires, une matière complexe.
Les tâches de suivi se sont complexifiées, et le risque d’erreur est désormais démultiplié. Les systèmes se sont donc automatisés afin de fiabiliser les données transmises en paie. En effet, en limitant les saisies multiples le risque d’erreur s’estompe.
De plus un logiciel GTA peut s’adapter aux évolutions législatives, et aux nouveaux accords, qui seront ensuite pris en compte dans le calcul du temps de travail et de la paie. Ce calcul automatique, limite lui aussi le risque d’erreur.
Le logiciel GTA apporte une véritable assistance à la gestion des ressources humaines, offrant une automatisation sécurisante.
Décharger les RH de tâches chronophages
Outre la sécurisation des informations transmises à la paie, la mise en place d’un outil de gestion des temps et des activités permet de décentraliser la saisie.
Par exemple, au lieu de remplir un fichier Excel, un formulaire, ou de transmettre les informations par mail au service RH, c’est le manager de terrain lui-même qui saisit les informations de son équipe. Ces informations sont parfois directement rentrées dans l’outil par les collaborateurs eux-mêmes, grâce à un système de compte-rendu d’activités ou de portail RH pour les congés, par exemple.
Ce sont les acteurs de terrain qui saisissent les informations directement, c’est-à-dire ceux qui sont le plus au fait de l’activité opérationnelle. Correctement paramétré, l’outil effectue ensuite automatiquement les calculs de quantités en heures ou en nombre qui seront ensuite valorisés par la paie.
Grâce à la décentralisation de l’information, et à la dématérialisation du calcul, le service RH se trouve déchargé des tâches administratives de saisie et de calcul, chronophages, et sources d’erreur. Ceci qui représente un gain de temps, et une possibilité de se concentrer sur des activités de gestion à plus forte valeur ajoutée.
Améliorer le pilotage de l’activité par le manager de terrain
Si le contrôle du temps de travail est le fruit d’une obligation légale, la gestion des temps et des activités via un logiciel adéquate représente désormais un enjeu majeur d’organisation, notamment pour les managers de terrain.
Ces outils ont pour vocation et pour effet de rendre la gestion des temps de travail plus fluide grâce à un suivi des tâches plus complet, ainsi que des reportings RH précis. Il est plus aisé pour les managers de visualiser les disponibilités de chacun des membres de son équipe, afin d’allouer au mieux ses ressources et de planifier facilement les projets.
Un outil de GTA permettra également de répondre à des études ponctuelles comme le niveau d’absentéisme par exemple.
Afin d’approfondir le sujet, nous vous invitons à consulter nos articles « Liens entre GTA, Paie et DSN : quels sont les enjeux ? » et « Comment choisir sa solution de GTA ? ».
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