Pour bien choisir son logiciel de paie, la première action est de s’interroger sur ses besoins. La taille de l’entreprise est le premier critère à prendre en compte. Le domaine d’activité est également essentiel pour choisir un éditeur capable de prendre en charge vos conventions collectives. Mettre en place un outil de paie c’est également vous permettre de structurer vos processus pour optimiser le travail des équipes RH en toute simplicité. Il peut être en mode saas, c’est-à-dire hébergé sur les serveurs de l’éditeur ou on-premise, hébergé sur vos propres serveurs. Dans tous les cas, il doit être simple d’utilisation et proposer à minima les fonctionnalités suivantes :
Calcul de la paie et du PAS conformes
La fonctionnalité la plus importante pour un logiciel de paie est sa capacité à produire un calcul de paie pleinement conforme à la législation sociale. L’éditeur doit effectuer une veille sociale scrupuleuse et vous proposer des mises à jour automatiques en cas d’évolutions légales et réglementaires. Ce calcul doit également être conforme aux référentiels de la convention collective qui s’applique ainsi qu’aux référentiels de l’entreprise.
Le calcul doit également refléter la situation du salarié au cours du mois. La collecte des éléments variables (fichiers Excel, logiciel interfacé avec un logiciel de GTA, ou encore un module intégré à votre logiciel) doit être aisée et sécurisée.
Enfin, le calcul et la collecte du prélèvement à la source est à la charge de l’entreprise, votre logiciel de paie doit impérativement le prévoir.
Edition automatique du bulletin de paie simplifié
Votre choix devra se porter sur un outil ergonomique, intuitif et simple d’utilisation. Les workflows ne doivent pas être des usines à gaz risquant de faire commettre des erreurs parfois difficilement réparables aux équipes paie. Pour cela, le logiciel doit être construit comme un guide vous éclairant à chaque étape pour remplir précisément les éléments variables et toutes les données de paie utiles.
Pour les équipes de paie il est essentiel de pouvoir lancer des bulletins de salaire avant la clôture de paie, afin d’en vérifier la justesse. Ensuite, la fiche de paie est automatiquement éditée. Selon le choix fait par votre organisation, celle-ci peut être dématérialisée et archivée en ligne.
Production de la DSN et des documents obligatoires
Une fois la production de la paie terminée, il reste l’étape des déclarations sociales. Mise en place progressivement, la DSN est désormais étendue à toutes les entreprises du secteur privé : toutes les déclarations sociales sont effectuées via le dépôt d’un fichier dématérialisé sur le site Net-entreprises.fr (régime général) ou MSA.fr (régime agricole). Le logiciel de paie doit pouvoir générer ce fichier et disposer d’une interface avec le site de dépôt.
Tout au long de la vie du salarié des documents obligatoires doivent être produits : contrats de travail, certificats de travail, solde de tout compte.
Production des états de contrôle et des reportings RH
Afin de simplifier la production de vos états de contrôle, votre logiciel de paie doit permettre d’exporter les données sociales obligatoires comme les effectifs, les absences maladies, les congés ou encore les rémunérations. Ces outils de pilotage apportent une dimension stratégique à votre gestion RH grâce à la production d’indicateurs et de synthèses.
En savoir plus :
Consultez notre article complémentaire : Quels sont les avantages d’un logiciel de Paie ?
