Lorsqu’un employeur verse des frais professionnels par erreur, il peut exiger un remboursement, même si le salarié n’a pas commis de faute lourde (Frais professionnels indus). Cette règle repose sur le principe de répétition de l’indu, inscrit dans le Code civil. Il est donc essentiel pour les entreprises et les salariés de bien comprendre les règles applicables et les conséquences d’un remboursement indu.
Une jurisprudence qui clarifie la situation
Un arrêt récent de la Cour de cassation (Cass. soc. 15 janvier 2025, n°23-19.595 F-D) a confirmé cette règle. L’affaire concernait un technicien qui avait déclaré à tort des frais d’hôtel et de repas. Bien qu’il ait été licencié pour faute grave, la cour d’appel avait d’abord refusé d’ordonner le remboursement, estimant qu’une faute lourde était nécessaire.
La Cour de cassation a annulé cette décision, en rappelant que l’employeur a le droit de récupérer tout paiement injustifié, peu importe l’intention du salarié. Cette décision renforce le pouvoir des employeurs dans la gestion des remboursements de frais professionnels et rappelle aux salariés qu’ils doivent être transparents dans leurs déclarations.
Les bases légales du remboursement
Les articles 1302 et 1302-1 du Code civil établissent clairement ce principe :
Article 1302 : Un paiement suppose une dette. Ce qui est reçu sans être dû doit être restitué.
Article 1302-1 : Celui qui reçoit une somme indûment, par erreur ou volontairement, doit la rendre.
Ainsi, même un salarié de bonne foi doit rembourser des frais injustifiés. Cette règle s’applique indépendamment de la nature de la faute du salarié, qu’il y ait eu intention frauduleuse ou non. Il est donc primordial pour les entreprises de mettre en place des mécanismes de contrôle efficaces pour éviter ces situations.
Conséquences pour les employeurs et les salariés
Pour l’employeur
Peut récupérer des sommes versées par erreur sans avoir à démontrer une faute lourde.
Doit mettre en place des procédures de contrôle rigoureuses pour éviter les erreurs et limiter les risques de fraude.
Doit s’assurer que ses salariés ont bien compris les règles de justification des frais professionnels.
Peut intenter une action en justice si un salarié refuse de restituer une somme perçue indûment.
Pour le salarié
Doit être vigilant lors de la déclaration de ses frais professionnels.
Peut être contraint de rembourser les sommes perçues à tort, même s’il n’y a pas eu de faute lourde.
Doit conserver des pièces justificatives des dépenses engagées pour éviter toute contestation.
Peut être sanctionné disciplinairément (avertissement, licenciement) en cas d’abus.
Exemples concrets de fraudes aux frais professionnels
Plusieurs cas de fraudes ou d’erreurs de remboursement des frais professionnels ont été recensés :
Déclarations fictives de nuitées : Un salarié indique qu’il a passé la nuit à l’hôtel alors qu’il est rentré chez lui.
Factures falsifiées : Un salarié modifie le montant ou la date d’une facture pour obtenir un remboursement plus élevé.
Utilisation abusive des indemnites kilométriques : Un salarié déclare des trajets qu’il n’a pas effectués.
Repas non professionnels : Un repas personnel est déclaré comme dépense professionnelle.
Comment limiter les fraudes et erreurs ?
Pour limiter les erreurs et fraudes, les entreprises peuvent :
Digitaliser la gestion des frais professionnels avec des outils (logiciel de paie, SIRH, etc.) permettant une vérification automatique des justificatifs.
Former les salariés aux bonnes pratiques et aux conséquences des erreurs ou abus.
Mettre en place des contrôles réguliers en croisant les données des notes de frais avec d’autres informations (badges de péage, cartes carburant, GPS).
Conclusion
L’obligation de remboursement des frais professionnels indus repose sur un principe civiliste et non sur la notion de faute lourde. Ainsi, même si un salarié n’a pas intentionnellement cherché à nuire à son employeur, il reste tenu de restituer les sommes qu’il a perçues à tort.
Employeurs et salariés doivent donc être prudents et transparents dans la gestion des frais professionnels pour éviter des litiges et des pertes financières.
