Aujourd’hui plus que jamais, les services RH et Paie, investissent dans la digitalisation de leurs processus. La question d’implémenter une solution SIRH devient vite une priorité pour les entreprises en croissance. Pour mettre en place un tel outil, la formalisation d’un cahier des charges est une étape inévitable. Dans cet article, nous vous détaillerons nos conseils pour préparer la rédaction future de votre cahier des charges SIRH.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?
Un cahier des charges SIRH est un document contractuel qui va permettre à l’entreprise de faire savoir à l’éditeur ce qu’elle attend précisément de lui.
Rédiger son cahier des charges SIRH : que faire en amont ?
1. Faire un audit de l’existant
Dans un premier temps, il s’agira d’analyser et de présenter les éléments de l’entreprise dans son ensemble. En effet, il faut avoir une vision globale sur certains points tels que : le domaine d’activité, la structure, l’organisation, etc.).
Dans un second temps, l’objectif sera de réaliser l’audit interne du service RH et de déterminer comment ce dernier gère actuellement les ressources humaines de l’entreprise. Le futur éditeur choisi aura par la suite besoin de toutes les informations liées aux ressources humaines de la société (nombre de collaborateurs, types de contrats, métiers, conventions…).
Cette première étape permettra à l’éditeur choisi de vous proposer la meilleure solution SIRH et/ou Paie, adaptée à votre contexte d’entreprise.
2. Définir vos enjeux, vos objectifs & un budget
La définition des objectifs, des enjeux et du budget est une étape cruciale d’un projet de rédaction de cahier des charges SIRH. Elle vous permettra de cadrer précisément ce que vous attendez de votre futur éditeur. Lorsque l’on parle de projet d’implémentation d’un SIRH, il est important de penser long terme et donc, de fixer des objectifs et des enjeux sur plusieurs années, étant donné le coût de mise en place de ce type de solution.
En parlant de coût que peut générer un SIRH, il peut s’agir de quelques milliers d’euros, à quelques centaines de milliers d’euros, selon les besoins et la taille des entreprises. C’est pourquoi, il sera nécessaire, de fixer un budget en amont et de réfléchir au mode de financement que vous souhaitez mettre en place (modèle SaaS ou achat de licences…). Cela permettra d’éviter les allers-retours entre les différents services, et éviter une perte de temps considérable.
3. Définir vos besoins fonctionnels pour bon cahier des charges SIRH
Pour assurer pleinement la bonne réalisation de votre cahier des charges SIRH, il est important que vous définissiez au préalable vos besoins fonctionnels dans une grille dédiée à remettre à votre éditeur.
Pour faciliter le recensement de vos besoins RH et/ou Paie et faciliter la préparation à la rédaction de votre cahier des charges SIRH, nous avons mis à votre disposition une grille fonctionnelle, modifiable au format Excel.
4. Constituer une équipe en charge du projet
Avant de démarrer tout projet de mise en place d’un SIRH, il sera impératif de constituer une équipe dédiée à ce projet. Cette étape a l’objectif d’éviter les incompréhensions et d’optimiser les chances de réussite d’un projet qui demandera une pleine implication de la part des équipes dédiées.
Autre aspect organisationnel de cette étape, elle permettra de réduire le nombre d’interlocuteurs et de décideurs dans l’entreprise, cela facilitera donc les échanges entre les collaborateurs et une meilleure transmission de l’information.
5. Anticiper les contraintes techniques
Par ailleurs, autre élément à prendre en compte et qui est des plus importants, l’anticipation des contraintes techniques dont vous devrez avoir à faire face. En outre, prévoyez de lister toutes les solutions que vous utilisez déjà et qui doivent être interfacées avec votre futur SIRH.
De plus, prenez en compte le fait que vous allez devoir récupérer toutes les données actuellement en votre possession et les réimporter dans votre nouvel outil, cela est plus communément appelé : la reprise de données.
Il sera nécessaire de penser aussi à toutes les contraintes techniques en matière de sécurité des données (RGPD, CNIL…), de temps de déploiement en fonction de vos besoins et de priorisation des tâches à accomplir par votre équipe en charge du projet.
Préparer son cahier des charges SIRH : en résumé
Pour conclure, la préparation à la rédaction du cahier des charges SIRH est un travail méticuleux à prendre très au sérieux. Il vous permettra ensuite de gagner du temps sur la suite de votre projet de mise en place d’un logiciel SIRH. En effet, grâce à toutes ces étapes et ce travail, vous allez pouvoir avancer plus efficacement, car vous serez préparé et vous saurez exactement de quoi vous avez besoin.
De plus, cela vous aidera dans la sélection et le choix de l’éditeur que vous choisirez ensuite car vous saurez réellement quel(s) éditeur(s) contacter et vous pourrez donc faire le tri plus facilement, même si le choix de l’éditeur reste une tâche complexe et qui demande, encore une fois, du temps.
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