L’arrivée du digital est considérée comme la plus grande révolution qu’ait connue l’humanité depuis l’invention de l’imprimerie au XVe siècle. L’ordinateur a créé un nouveau monde caractérisé, entre autres, par l’existence de technologies comme les ordinateurs ou les sites web et des espaces, sortes de lieux publics virtuels. En quelques années, une partie importante de la vie sociale a opéré un passage vers ce monde virtuel grâce au développement exponentiel des technologies digitales.

Cette mutation est une opportunité pour les entreprises d’autant plus que la société elle-même a vite adopté le mode de vie virtuel que permettent les techniques digitales. De plus en plus de services sont proposés aux clients par voie digitale. Dans le même temps, les procédures et l’organisation internes de ces entreprises sont en train de muter vers le numérique.

Avantages de la digitalisation des processus RH

La digitalisation est devenue un facteur de compétitivité pour les entreprises et, en tenant compte de cela, les ressources humaines ne sauraient rester en marge du processus. Comme pour l’ensemble des rapports de la société avec ses clients et partenaires, la digitalisation des processus RH améliore la relation avec les employés en permettant d’offrir des services de bien meilleure qualité. L’introduction de nouveaux outils numériques par les ressources humaines induit de nombreuses économies, par exemple en matière de papiers, d’impression et d’expédition de fiches de paie. Elle permet donc de faciliter la gestion administrative du personnel et de gagner du temps grâce à l’automatisation d’un grand nombre de tâches.

Dans le même temps, le processus de recherche et de recrutement des talents s’en trouve facilement impacté, tout comme les prévisions en matière de personnel ou le reporting. D’un autre côté, la digitalisation fluidifie la communication entre la DRH et le personnel, les documents relatifs à la gestion de la carrière étant désormais disponibles en temps réel. Nombre d’entreprises ont vu l’indice de satisfaction des employés sensiblement augmenter à mesure que les RH intégraient le numérique dans leur système de gestion. L’engagement des salariés étant proportionnel au degré de leur satisfaction, il est évident que la digitalisation des ressources humaines a un impact positif sur les performances de l’entreprise à long terme.

Les freins à la digitalisation

Si les gains induits par la digitalisation sont évidents, le passage de l’intention à la matérialisation du changement n’est pas toujours évident. Ce passage suppose des modifications, parfois radicales, de l’organisation de l’entreprise. C’est parfois toute une culture qu’il faut modifier pour y parvenir, ce qui ne manque pas de susciter de la résistance d’autant plus grande que le personnel d’encadrement et les assistants RH ne sont pas entièrement enclins au changement. Souvent, les arguments portent sur la peur de l’inconnu, sur la sécurisation des données avec pour obsession les hackers qui pourraient bien pirater des informations importantes de l’entreprise. L’acquisition de nouveaux outils ainsi que le financement de la formation nécessaire à la digitalisation sont parfois évoqués pour retarder la modernisation des processus RH.

Comment digitaliser vos processus RH

Aucune entreprise qui se veut compétitive ne saurait continuer à gérer son personnel selon les méthodes classiques. La digitalisation s’impose à tous et désormais la question n’est plus s’il faut la réaliser ou non. En lieu et place, il importe plutôt de se demander comment y parvenir.

Le but ultime de la digitalisation est de permettre à l’entreprise de s’adapter aux changements technologiques et sociétaux induits par le développement du numérique. La communication, la gestion du temps et l’apparition d’espaces virtuels sont des composantes essentielles du numérique. Pour les RH, cela implique la mise en place de plateformes uniques permettant de rassembler l’ensemble des processus en vue d’un gain de temps évident et d’une communication plus efficiente.

En tenant compte de cela, le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est la solution incontournable pour tout projet de digitalisation. Il permet d’optimiser les processus en réunissant sur une base unique l’ensemble des données nécessaires à la conduite de la plupart des opérations de management du personnel. Il s’agit entre autres de la gestion administrative du capital humain, de la gestion des carrières, des compétences, gestion de la paie et des congés. Placer le SIRH au cœur de son processus de digitalisation, c’est se doter de l’outil nécessaire pour optimiser le suivi du personnel et de booster les performances de l’entreprise.

La sécurisation des données numériques

La sécurisation des informations personnelles est source de préoccupation surtout au niveau des ressources humaines. Pour éviter que ces données soient piratées ou qu’elles soient accessibles aux personnes inappropriées, la mise en œuvre d’un projet de digitalisation doit être faite en tenant compte des exigences légales. Dans ce cadre, la loi informatiques et libertés fixe les règles à suivre pour la collecte, le stockage, l’authentification et l’exploitation des données à caractère personnel.

L’installation d’un coffre-fort numérique permet de satisfaire à bien des exigences du CNIL notamment en ce qui concerne la sécurité. Accessible à distance, celui-ci contient l’ensemble des documents numériques afférents au séjour des employés au sein de l’entreprise. Il permet à la DRH d’avoir un contrôle total sur l’accès par les utilisateurs de sa base de données.

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Pourquoi et comment digitaliser vos processus RH en 2018 ?
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Pourquoi et comment digitaliser vos processus RH en 2018 ?
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L'arrivée du digital est une opportunité pour les entreprises. Leurs pratiques sont en train de muter vers le numérique, de plus en plus de services sont proposés par voie digitale
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