Les employeurs sont tenus de prendre en charge 50% des frais de transport en commun des collaborateurs, mais le dispositif ne s’arrête pas là. En effet, la prise en charge des frais de transport par l’employeur prend différentes formes.
Prise en charge obligatoire des frais transport par l’employeur
Les frais de transport obligatoirement pris en charge par l’employeur
Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont tenues de prendre en charge 50% du coût des frais de transport en commun :
- Des abonnements (mensuel, hebdomadaires…) souscrits par les salariés ;
- Pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail ;
- Au moyen de transports publics ;
- Ou de services publics de location de vélos ;
Prise en charge obligatoire des frais de transport en paie : les conditions
Il s’agit d’un remboursement après présentation des titres par le salarié.
❌ Attention : ce montant remboursé au salarié doit obligatoirement figurer sur son bulletin de salaire sous peine de sanctions pénales. Quelle que soit la périodicité de l’abonnement, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais de transport mensuellement.
Le remboursement des frais de transport ne peut se faire que :
- sur présentation d’un justificatif de la part du salarié;
- au plus tard à la fin du mois suivant la validation du justificatif.
La prise en charge obligatoire à 50% des transport en commun est exonérée :
- de charges sociales (cotisations sociales, CSG/CRDS);
- d’impôt sur le revenu et n’entre donc pas dans l’assiette du PAS
Prise en charge facultative des frais transport par l’employeur
Les frais de transport pouvant être pris en charge par l’employeur
L’employeur peut également choisir de prendre en charge d’autres types de frais de transport entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés, notamment pour :
- Les véhicules électriques ;
- Hybrides rechargeables ;
- Hydrogène engagés.
Tout ou partie des frais de carburant et des frais engagés par les salariés pour l’alimentation de ces véhicules peut être pris en charge.
Prise en charge facultative des frais de transport en paie : les conditions
Pour que cette prise en charge soit effective, il faut que la résidence habituelle ou le lieu de travail soit :
- situé dans une commune non desservie par les transports en commun
- ou que les horaires de travail ne permettent pas l’utilisation des transports publics.
En paie, cette prise en charge facultative des frais de transport peut prendre la forme :
- d’une « prime transport » : couvrant tout ou partie des dépenses d’énergie (sous certaines conditions)
- d’indemnités kilométriques : celles-ci sont calculées selon le barème des « frais professionnels » mis à jour chaque année par l’administration fiscale.
❌ Attention : quelle que soit la forme de prise en charge, celle-ci doit figurer sur le bulletin de paie.
Ces remboursements de frais sont, dans certaines limites, exonérés :
- de charges sociales (cotisations sociales, CSG/CRDS)
- d’impôt sur le revenu et n’entre donc pas dans l’assiette du PAS
Qu’est-ce que le forfait mobilité durable ?
Forfait mobilité durable : les frais de transport pris en charge
Dans le cadre du « forfait mobilité durable », cette prise en charge s’applique également aux frais engagés par les salariés se déplaçant avec :
- Leur cycle ;
- Leur cycle à pédalage assisté personnel ;
- En tant que conducteur ou passager en covoiturage ;
- En transports publics de personnes (à l’exception des frais d’abonnement relevant de la prise en charge obligatoire de 50 %) ;
- Ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, à savoir :
- La location ou la mise à disposition en libre-service de véhicules de type cyclomoteurs, motocyclettes, cycles, cycles à pédalage assisté, engins de déplacement personnel motorisés ou non (ex. trottinettes, gyropodes), à condition qu’ils soient équipés d’un moteur non thermique ;
- Les services d’autopartage, à condition que les véhicules mis à disposition soient des véhicules à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène).
A compter du 1er janvier 2022, ces mesures s’appliquent également aux engins de déplacement personnel motorisés de type trottinette électrique par exemple.
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Prise en charge du forfait mobilité durable en paie : les conditions
La prise en charge en paie prend la forme d’une allocation forfaitaire dans la limite de 500€ par an et par salarié dont 200€ maximum pour la prime transport.
Celle-ci n’est allouée que si le salarié fournit, pour chaque année civile, un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement.
Ces frais peuvent être pris en charge, aux choix de l’employeur :
- via le remboursement directement sur le bulletin de paie du salarié ;
- via une solution de paiement prépayée appelée le « titre-mobilité »
❌ Attention : Quel que soit le mode de prise en charge choisi, le remboursement des frais de transport doit figurer sur la fiche de paie.
Les remboursements effectués dans le cadre du « forfait mobilité » sont exonérés :
- de charges sociales (cotisations sociales, CSG/CRDS)
- d’impôt sur le revenu et n’entre donc pas dans l’assiette du PAS
La limite d’exonération est fixée à 500€/an et par salarié. Le montant remboursé dépassant les 500€ doit être réintégré dans l’assiette fiscale et sociale.
Prise en charge des frais de transport par l’employeur via le « Titre Mobilité »
Qu’est-ce que le « Titre Mobilité » ?
Nous avons évoqué rapidement, au paragraphe précédent. Dans le cadre du forfait mobilité durable, le “titre mobilité” est une solution de paiement dématérialisée et prépayée. Détaillons le dispositif.
Se présentant sous la forme d’un « titre restaurant », le « titre mobilité » est un service permettant de payer :
- des services de covoiturage, d’autopartage (pour les véhicules à faibles émissions),
- ainsi que des services de location de vélos, trottinettes et scooters mécaniques ou électriques.
Les avantages du « Titre Mobilité »
Prépayé par l’employeur, dans la limite de 500€ par an en plus du remboursement de l’abonnement de transports en commun, ce service permet de faciliter l’utilisation du forfait mobilité.
Comment ? En accordant à l’avance un crédit aux salariés. Ce crédit est relié à la fois à un compte et à une plateforme numérique permettant aux entreprises de conserver une traçabilité de ces dépenses.
Le « titre mobilité » dispense les salariés :
- d’avancer les montants
- de remplir des notes de frais pour se faire rembourser, ce qui représente un gain de temps pour l’entreprise qui n’a plus à les gérer et à les conserver.
Ce « titre mobilité » a également pour vocation de aussi permettre de financer l’achat d’un vélo et d’accessoires cyclistes ou encore de recharger son véhicule électrique dans une station. La moitié du forfait pourra également servir à payer des frais de carburant.
