Entretiens professionnels : le Ministère du travail actualise son questions/réponses

Pour rappel, les employeurs ont obligation, pour tous les salariés en poste avant le 7 mars 2014, d’effectuer les entretiens bilans, aussi appelés « Etats des lieux » avant le 7 mars 2020.

Cependant, du fait de l’épidémie de Covid, la loi du 31 mai 2021 et l’ordonnance du 2 décembre 2020 ont adaptés les dispositions afin que les entretiens prévus en cours d’année 2020 puissent avoir lieu jusqu’au 30 juin 2021, tandis que les dispositions concernant les abondements du CPF en cas de non-respect d’un des critères ont été suspendues jusqu’au 30 septembre 2021.

Cependant, certaines questions sont restées sujet à interprétation. Le ministère du travail a donc décidé d’éclaircir certains points.


Comment apprécier la notion d’ancienneté qui définit la date de réalisation des entretiens bilans ?

Pour rappel, l’article L.6315-1 du code du travail énonce que tous les six ans, en fonction de l’ancienneté du salarié, l’entretien professionnel fait un état des lieux du parcours professionnel du salarié. Cette notion d’ancienneté est conditionnée à la date du 7 mars 2014. Pour les personnes entrées dans une entretien après la date du 7 mars 2014, les 6 ans d’ancienneté sont comptés à partir de la date d’embauche du salarié. Pour les personnes entrées avant la date du 7 mars 2014, c’est cette date qui fait référence pour le calcul de l’ancienneté.

Il est à noter que l’ancienneté est à compter en années révolues et que toutes périodes de suspension du contrat ne sont pas prises en compte dans le calcul des six ans d’ancienneté. Cela implique que l’entretien professionnel bilan doit être réalisé avant que le salarié atteigne les sept ans d’ancienneté.


L’ensemble des critères qui sont évalués dans l’entretien professionnel bilan doivent-ils être respectés ?

Les obligations de l’employeur, selon les articles L 6315-1 et L. 6323-13 du code du travail revus par la loi du 5 septembre 2018, sont de faire bénéficier les salariés d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’au moins une formation non-obligatoire. Ces obligations sont cumulatives.

Cependant, une période transitoire jusqu’au 30 septembre 2021 a été introduite par la version de l’ordonnance n°2019-861 du 21 août 2019 et de la loi n°2021-689 du 31 mai 2021. Ceci permet aux employeurs de bénéficier, pour tous les entretiens bilans organisés jusqu’au 30 septembre 2021, de deux possibilités pour justifier des obligations :

  • Soit pouvoir démontrer que le salarié a bénéficié d’entretiens professionnels tous les deux ans et d’au moins une formation non-obligatoire, en appliquant la loi du 5 septembre 2018
  • Soit pouvoir démontrer que le salarié a bénéficié d’entretiens professionnels tous les deux et au moins d’une des mesures telles que la formation, l’acquisition d’éléments de certification et d’une progression salariale ou professionnelle, en appliquant la loi du 5 mars 2014.


Quelle que soit la solution choisie par l’employeur, les conditions sont cumulatives et non exclusives.


Au titre de l’article L. 6321-2 du code du travail, comment déterminer une formation obligatoire ?

Selon l’article L. 6321-2 du code du travail, « Toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires » est considérée comme obligatoire. Ainsi, toutes les actions rendues obligatoires par un texte de référence sont concernées.

Au contraire, toutes actions qui visent au développement des compétences d’un salarié et qui sont imposées par l’employeur ne sont pas considérées comme des formations obligatoires selon l’article énoncé ci-dessus.

Il est important de noter qu’aucune durée minimum n’est exigée pour ces formations. Elles peuvent également être réalisées à distance ou en situation de travail.


Le salarié peut-il mobiliser son CPF et être cofinancé par l’employeur pour satisfaire l’obligation « avoir bénéficié d’une formation non obligatoire » ?

Selon l’article L. 6323-4 du code du travail, le cofinancement d’une action sur le CPF du salarié peut satisfaire l’obligation si les conditions suivantes sont respectées :

  • La mobilisation du CPF est à l’initiative du salarié avec son accord express
  • Le salarié est à l’initiative de la demande de cofinancement si le coût de la formation est supérieur au montant de ses droits sur son CPF.
  • La formation est réalisée dans la période des six années évaluées
  • L’employeur peut apporter la preuve de la réalisation de la formation et de sa participation au financement

Si l’ensemble de ces conditions sont remplies, et sans préjudice de l’article L. 6323-2 du code du travail, l’obligation « d’avoir bénéficié d’une formation non obligatoire » est remplie.


Le droit d’option pour les entreprises de plus de 50 salariés, prévu par le XIII de l’article 1 de la loi du 5 septembre 2018, s’applique-t-il au niveau de l’entreprise ou s’applique-t-il salarié par salarié ?

Le droit d’option s’applique de manière individuelle et l’employeur applique donc l’option employé par employé. Les articles L. 6315-1 et L. 6323-13 du code du travail mentionnent « le salarié » pour les obligations de l’employeur, de ce fait, le droit d’option permet d’adapter individuellement le choix de la règle appliquée dans le cas où l’employeur respecterait la norme de 2014 pour une partie de ses employés et la norme de 2018 pour l’autre partie.

Comment comprendre la « progression salariale ou professionnelle » prévue à l’article L. 6315-1 du code du travail ?

Ces deux éléments de progression sont à comprendre ainsi :

  • La progression salariale s’évalue autant sur la plan individuel et/ou sur le plan collectif, c’est-à-dire soit une augmentation individuelle, soit lors des augmentations collectives de l’entreprise.
  • La progression professionnelle s’évalue par la progression au niveau hiérarchique, appelée progression « verticale », et par la progression appelée « horizontale » correspondant à une progression de responsabilités ou de changement de métier.


Est-il possible de modifier la périodicité des entretiens sur l’ensemble du cycle en cours si un accord collectif est adopté avant l’entretien bilan ?

Selon le III de l’article L. 6315-1 du code du travail, un accord collectif ou un accord de branche peut prévoir une périodicité des entretiens professionnel différente. Ainsi, quand un accord collectif modifiant la périodicité des entretiens est conclu, il s’applique pour l’ensemble du cycle en cours et pour les cycles suivants.


Des tolérances sont-elles prévues en cas de non-respect des règles de périodicité des entretiens pour une cause non inhérente à l’employeur (par exemple absence du salarié) ?

Si l’employeur a bien convoqué le collaborateur pour réaliser son entretien, mais que ce dernier n’a pas été réalisé à la date anniversaire, pour cause d’absence du salarié, c’est le juge, qui en dernier lieu établira l’état de fait et les conséquences.


Qui a la charge du contrôle du respect des obligations mentionnées dans l’article L. 6315-1 du code du travail ?

Si les obligations ne sont pas suivies par l’employeur, l’abondement est à charge de l’employeur qui doit spontanément verser la somme sur le compte personnel du salarié. Si le manquement est constaté sur la période de mars 2014 à septembre 2021, l’abondement correctif doit être effectué à partir du 1er octobre 2021 jusqu’en mars 2022.

Un contrôle supplémentaire peut être réalisé par les agents des services régionaux de contrôle de la formation des DREETS, comme prévu à l’article L. 6323-13 du code du travail.

En cas de non-versement de la somme ou en cas de versement incomplet, l’entreprise doit procéder au versement. Si elle ne le fait pas, elle se doit de verser au Trésor public le montant de l’insuffisance constaté, majorée de 100%.


L’entretien professionnel peut-il être réalisé sous forme de visioconférence ?

Le code du travail n’a pas prévu de modalité spécifique sur l’organisation des entretiens professionnels. Rien ne s’oppose au déroulé d’entretien en visioconférence tant que les conditions de l’article L. 6315-1 du code du travail sont respectées, et notamment la rédaction d’un compte-rendu de l’entretien, dont un qui doit être remis au salarié.



Source : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/qr-entretien-professionnel.pdf

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