La digitalisation des ressources humaines transforme durablement les pratiques managériales. Dans ce contexte, une question revient souvent : peut-on organiser les entretiens professionnels obligatoires en visioconférence ?
La réponse est oui, à condition de respecter certaines règles légales et pratiques. Voici un guide complet pour comprendre le cadre juridique, adopter les bons réflexes, et réussir vos entretiens professionnels à distance.
Les entretiens professionnels : un rappel des obligations légales
Une obligation incontournable pour l’employeur
Le Code du travail impose à chaque employeur d’assurer :
L’adaptation du salarié à son poste
Le maintien de son employabilité, notamment face aux évolutions technologiques
L’entretien professionnel est donc un levier stratégique pour répondre à ces obligations et accompagner le développement de chaque collaborateur.
Fréquence des entretiens professionnels
La loi prévoit un calendrier strict :
Tous les 2 ans : entretien professionnel régulier
Tous les 6 ans : bilan récapitulatif obligatoire
Après certaines absences : retour de congé maternité, parental, sabbatique ou arrêt longue maladie
Entretien professionnel en visioconférence : que dit la loi ?
Une liberté d’organisation encadrée
La législation n’impose aucun format spécifique pour mener un entretien professionnel. Il peut donc parfaitement se dérouler en visioconférence, à condition de respecter :
Le contenu obligatoire (évolution professionnelle, formations, dispositifs type CPF/VAE)
La qualité de l’échange, équivalente à un entretien en présentiel
La production d’un compte-rendu écrit, partagé avec le salarié
Les conditions de validité en visioconférence
Pour qu’un entretien professionnel à distance soit juridiquement conforme, il doit permettre :
Un échange approfondi et personnalisé
La présentation des dispositifs d’accompagnement (CPF, VAE, conseil en évolution pro)
La traçabilité de l’entretien via un document récapitulatif
Pourquoi opter pour la visioconférence ? Avantages concrets
Une solution souple et efficace
Le format à distance offre des gains organisationnels évidents :
Économie de temps pour le salarié et le manager
Facilité de coordination entre sites ou collaborateurs distants
Réduction des contraintes logistiques
Une continuité avec les nouveaux modes de travail
Dans un environnement professionnel marqué par le télétravail et l’hybridation, les entretiens professionnels en visioconférence s’intègrent naturellement aux pratiques managériales actuelles.
Limites et précautions à ne pas négliger
Respect du temps de travail
L’entretien, même à distance, doit impérativement avoir lieu sur le temps de travail effectif du salarié.
Préserver la qualité de l’échange
Le format numérique ne doit pas altérer la qualité humaine de l’entretien. Pour cela :
Stabilité de la connexion : indispensable pour éviter les interruptions
Confidentialité garantie : lieu calme et privé requis
Outils adaptés : possibilité de partager des documents ou supports visuels
Obtenir l’accord du salarié
Même si la loi ne l’exige pas, recueillir l’accord préalable du salarié est recommandé. Cela favorise l’adhésion et la qualité de l’échange.
Cas particuliers à traiter avec attention
Retour de congé long
Les salariés revenant d’un congé maternité, parental ou longue maladie ont souvent besoin d’un accompagnement renforcé. Si possible, privilégier un entretien en présentiel pour mieux capter les signaux non verbaux.
Fin de mandat syndical
Les représentants du personnel en fin de mandat traversent une période de transition. Là encore, une rencontre physique peut parfois être plus adaptée pour bien comprendre leurs attentes.
Le bilan sexennal en visioconférence : attention aux enjeux
Un état des lieux structurant
Tous les six ans, un bilan récapitulatif doit établir que le salarié a bénéficié :
D’entretiens professionnels réguliers
D’actions de formation (hors obligatoires)
D’évolutions professionnelles ou salariales
Des conséquences financières fortes
En cas de manquement, l’employeur s’expose à un abondement de 3 000€ sur le CPF du salarié (entreprises de +50 salariés). Cela renforce l’importance de la qualité des entretiens, même à distance.
Bonnes pratiques pour réussir un entretien professionnel à distance
Préparation technique
Tester les outils en amont (Zoom, Teams, etc.)
Prévoir un plan B (appel téléphonique)
Soigner l’environnement visuel et sonore
Déroulé de l’entretien
Démarrer par un test de connexion et de son
Intégrer des pauses pour les entretiens longs
Reformuler régulièrement pour vérifier la compréhension
Suivi et traçabilité
Enregistrer (avec accord) ou prendre des notes structurées
Partager les documents utiles en temps réel
Envoyer le compte-rendu dans un délai de 48h
Les accords collectifs peuvent encadrer la visioconférence
Un accord d’entreprise ou de branche peut adapter :
La périodicité des entretiens (hors ceux imposés par la loi)
Les modalités de réalisation (visioconférence, présentiel, mixte)
Les critères d’abondement CPF
Ces accords peuvent aussi formaliser l’usage de la visioconférence dans le cadre des entretiens professionnels.
SIRH : un outil clé pour gérer les entretiens professionnels en visioconférence
Un atout pour piloter efficacement
Un bon Système d’Information RH (SIRH) facilite la gestion des entretiens en :
Planifiant automatiquement les échéances
Envoyant des rappels aux managers
Centralisant les comptes-rendus conformes
Garantir la conformité et la performance RH
La digitalisation, bien accompagnée, permet de sécuriser les obligations légales tout en renforçant l’efficacité des processus RH. Un investissement rapidement rentable.
Conclusion
Les entretiens professionnels en visioconférence sont parfaitement légaux, à condition de respecter les exigences fixées par le Code du travail. Bien préparés, ils offrent une solution souple, efficace et adaptée aux nouveaux modes de travail. En combinant outils digitaux performants, bonne préparation et respect des règles, les RH peuvent transformer cette obligation légale en véritable levier de développement pour les salariés comme pour l’entreprise.
Une transformation majeure attend les arrêts de travail en France. À partir du 1er juillet 2025, seuls les formulaires Cerfa sécurisés seront acceptés pour les prescriptions papier. Cette mesure révolutionnaire vise à endiguer une fraude qui explose : 30 millions d’euros détectés en 2024 contre 8 millions l’année précédente.
Pourquoi cette réforme devient-elle urgente ?
L’explosion des fraudes aux arrêts de travail
L’Assurance Maladie fait face à une recrudescence inquiétante des faux arrêts de travail. En effet, les réseaux sociaux et sites Internet illégaux alimentent désormais un marché parallèle particulièrement lucratif.
Cette situation compromet l’équilibre financier du système de santé. Par conséquent, des mesures drastiques s’imposent pour préserver les droits légitimes des salariés malades.
Les nouveaux formulaires sécurisés : une technologie de pointe
7 dispositifs anti-contrefaçon révolutionnaires
Le nouveau formulaire Cerfa sécurisé intègre des technologies d’authentification avancées :
- Étiquette holographique impossible à reproduire
- Encre magnétique détectable par scanner spécialisé
- Filigrane complexe visible par transparence
- Micro-impressions invisibles à l’œil nu
- Papier spécial réagissant aux tentatives d’altération
Une sécurisation comparable aux billets de banque
Ces protections placent les arrêts de travail au niveau des documents officiels les plus sécurisés. Ainsi, toute tentative de falsification devient techniquement détectable.
