Documents entreprises à mettre à jour : risques & règlement intérieur

Plan de l’article

Face à cette crise, les collaborateurs d’une entreprise peuvent être exposés à de nouveaux risques pour leur santé. Ces risques nouveaux doivent être identifiés par l’employeur et référencés.

La crise sanitaire, l’état d’urgence qu’il en ressort déclaré par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 et les différentes ordonnances adoptées depuis par le gouvernement dans ce cadre ont profondément modifié l’environnement juridique et social dans lequel s’inscrivent les entreprises depuis l’apparition du Covid-19.

Face à cette crise, les collaborateurs d’une entreprise peuvent être exposés à de nouveaux risques pour leur santé.

Une des questions principales est comment maintenir l’activité tout en conservant la sécurité des salariés. Le maintien de l’activité n’est pas sans conséquence sur l’obligation de sécurité et de santé des collaborateurs dû par l’employeur.

Ces risques nouveaux doivent être identifiés par l’employeur et référencés.

Mais quelles sont les obligations de l’employeur ?

Quel document doit-il mettre à jour ?

Quelles sont les éléments à mettre en place pour assurer la sécurité de chacun ?


Des cellules de crises sont mises en place de façon automatique par les entreprises, car si les évaluations et les mesures ne sont pas effectuées pour assurer une maîtrise appropriée des risques, une mise en cause de la responsabilité de l’entreprise, aussi bien sur le plan pénal que civil sera possible. C’est en formalisant les mesures prises dans le Document Unique et le Règlement Intérieur que l’employeur peut apporter des preuves de mesures prises face aux contrôles de l’inspection du travail.

Le code du travail et notamment l’article L. 4121-1 prévoit que l’employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses travailleurs, ce qu’on appelle « L’obligation de santé et de sécurité des collaborateurs. »

Dans le cas du COVID-19, ou de toutes autres crises sanitaires, les mesures à prendre sont les suivantes :

  • Actions de préventions des risques professionnels
  • Actions d’information et de formation sur l’ensemble des mesures de prévention à appliquer (mesures barrières et utilisation de moyen de protection)
  • Mise en place d’une organisation et de moyens adaptés

Ces mesures devront être adaptées en fonction des évolutions des circonstances, en vue d’une amélioration constante des situations existantes. De ce fait, l’évaluation des risques doit se faire de manière systématique, pour chaque situation de travail en y associant les représentants du personnel.


Mise à jour du document unique

Pour ce faire, lorsque l’évaluation des risques professionnels a été réalisée, il est nécessaire de mettre à jour le document unique d’évaluation des risques. Habituellement, ce fichier est mis à jour tous les ans mais des conditions particulières comme une crise sanitaire peut obliger à actualiser ce fichier plus souvent qu’en temps normal.

Concrètement, à quoi correspondent les mesures à mettre en place ?

Les évaluations consistent à identifier clairement où sont les risques dans les situations de travail dans lesquelles le virus peut être transmis. Il est donc obligatoire pour l’employeur de prendre des dispositions pour limiter le contact physique, notamment par la mise en place du télétravail.

L’utilisation d’un SIRH lors du télétravail, a ce côté pratique que tout est dématérialisé, ainsi aucune raison de ne pas pouvoir poursuivre son activité RH en dehors des locaux de l’entreprise. Cependant, pour nombre de fonctions, ce dernier est impossible, il est alors nécessaire de repenser l’organisation, en reportant les réunions, et en mettant des processus en place pour respecter les distanciations sociales et en évitant les déplacements non nécessaires.

Toutes réorganisation du travail, que ce soit l’affectation à un nouveau poste ou le télétravail, peuvent entrainer de nouveaux risques, qu’une fois encore, il est important de consigner dans le document unique.

Les risques du télétravail sont par exemple l’isolement social, l’inadaptation du matériel à domicile peut entrainer des risques physiques (musculosquelettiques, visuels…) mais également des risques psychosociaux comme la perte de limite entre vie professionnelle et vie privée, stress lié à des contrôles. L’employeur pourra prévenir ces risques en mettant en œuvre des mesures de prévention spécifiques en donnant des recommandations ergonomiques, maintenir le lien social en réalisant des réunions régulières avec Webcam, imposer une gestion du temps en coupant les réseaux en dehors de certains horaires.

Voici donc un exemple de Mise en place des mesures de prévention :

  • Recommandations sanitaires ;
  • Mesures de protection des salariés en contact avec le public ;
  • Mesures en cas de contamination d’un salarié ;
  • Mesures en cas de risque sérieux de contamination ;
  • Mesures de protection de la santé des salariés ;
  • Mesures de protection de la santé des télétravailleurs : conditions particulières du télétravail, recommandations pour l’aménagement du poste de travail et l’organisation du travail, points de vigilance en période de crise
  • Prévention des risques liés aux addictions et à la souffrance psychologique
  • Mise en place du Plan de Continuité d’Activité


Mise à jour du règlement intérieur

L’employeur se doit, à travers une note de service, fixer les règles et obligations en matière d’hygiène et de sécurité qui doivent être respectées par les salariés lors de leur retour en entreprise pour la reprise d’activité, ou pour la continuité d’activité. Ces mesures sont les suivantes :

  • Geste barrières
  • Règles de distanciation sociale
  • Mesures d’hygiène
  • Limitation/Interdiction de réunions en présentiel
  • Limitation du nombre de personnes dans une même salle


Pour la mise en place de ces mesures dans une note de service et pour respecter le régime juridique du règlement intérieur, l’employeur doit associer les membres CSE aux réflexions, ainsi les mesures prises seront opposables aux salariés, mais également de prévoir une sanction disciplinaire au non-respect des prescriptions inscrites dans la note de service.

La modification du contrat en période de crise sanitaire est toujours possible. Le changement de fonction reposant sur des motifs d’objectifs, lié à un évènement exceptionnel et d’une durée brève peut être imposée au salarié lors de cette période sans que ce dernier puisse s’y opposer. Cependant, des dispositions conventionnelles doivent être respectées. Si la modification doit se prolonger, l’accord exprès du salarié est requis avec la signature d’un avenant.


Négociations Annuelles Obligatoires

Concernant les Négociations Annuelles Obligatoires (NAO), rien n’apparait s’opposer à la continuité de ses échanges, par visioconférence par exemple car aucune formalité n’est prescrite pour ces échanges.

L’article L.2242-1 du Code du Travail précise seulement que l’employeur « engage » ces négociations, un échange par voie électronique est donc permis. Pour la signature de l’accord, un rendez-vous physique en respectant les mesures barrières peut être choisi, ou encore par échange de LRAR ou en utilisant un prestataire de signature électronique !


Exercice du pouvoir disciplinaire

Pendant la crise sanitaire, l’employeur conserve son pouvoir disciplinaire et peut sanctionner les fautes commises par le salarié. En effet, l’obligation de loyauté continue d’être exercée même en activité partielle ou en télétravail.


Sources : Légisocial ; Editions Tissot

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