La gestion des plannings et de la durée du travail sont particulièrement cruciaux dans le secteur sanitaire et social. En effet, le personnel est souvent amené à travailler en horaires décalés, en horaires de nuit, le week-end et les jours fériés. Le logiciel de gestion des temps et des activités doit permettre de répondre aux besoins des usagers tout respectant le contexte réglementaire. Quels sont les principaux enjeux de la GTA pour les ESSMS ?
1. Gérer les absences
Dans le secteur sanitaire et médico-social, le planning doit intégrer la contractualisation lors du recours à du personnel externe (CDD, intérimaire) et permettre de gérer le processus réglementaire de remplacement.
La planification des absences et des présences prend en compte des contraintes à la fois internes et externes.
2. Réaliser sa mission auprès des usagers
Dans le secteur sanitaire comme médico-social, l’offre s’adresse à des personnes le plus souvent vulnérables (personnes âgées, malades, handicapées). Le planning doit permettre de répondre à leurs besoins et de garantir leur sécurité.
L’objectif de la planification est d’assurer toujours la présence du personnel compétent auprès des usagers en garantissant la visibilité sur les besoins et les ressources. La GTA (gestion des temps et des activités) doit permettre aux ESSMS de parvenir à l’adéquation quantitative (nombre d’intervenants) mais aussi qualitative (type de compétences) des ressources.
3. Respecter les contraintes réglementaires et conventionnelles
La solution de GTA choisie doit permettre aux ESSMS de satisfaire aux exigences réglementaires et conventionnelles pour chacun de leurs salariés.
Pour cela, elle intègre les spécificités des deux principales conventions collectives du secteur médico-social : la CCN 51 (établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951) et la CCN 66 (de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées), mais aussi la CCN de l’hospitalisation privée (FHP), ou encore la CCN publique territoriale.
Ces spécificités concernent notamment la durée légale du travail dans le contexte particulier des ESSMS, à savoir un fonctionnement permanent (H24, tous les jours ou en internat). Le SIRH doit permettre de gérer efficacement les contraintes liées :
- à l’amplitude du temps de travail ;
- au travail du dimanche et au travail de nuit ;
- aux repos compensateurs et aux primes spécifiques prévues par les conventions collectives pour compenser ces horaires décalés et favoriser la présence des salariés (primes d’internat, primes contraintes conventionnelles, prime décentralisée etc).
4. Favoriser la réactivité au sein de la structure
Réaliser des plannings permet d’informer le personnel de leurs dates d’intervention. Dans un contexte de travail demandant beaucoup de réactivité, il est important de partager aisément l’information. Dès lors qu’une absence est constatée par exemple, le planning doit pouvoir être rapidement adapté et les équipes informées des changements impliqués parfois dans l’heure qui suit.
L’outil de GTA est nécessairement accessible à distance (tablettes, smartphones) et disponible 24h/24 pour que les salariés puissent notamment accéder à leurs plannings, saisir leurs éventuelles absences et prendre connaissance de leurs compteurs.
Les ESSMS ont un budget à respecter, le financement dépendant en partie de ressources publiques. Pour favoriser la maîtrise des coûts, les logiciels de GTA doivent être dotés d’outils de reporting et de planification dans l’optique de limiter le recours aux personnels extérieurs mais aussi aux heures supplémentaires.
La solution NOVRH Care propose deux modules au choix :
- le module « Absences » : pilotage des absences, planification du travail, gestion du télétravail etc. ;
- le module GTA : avec la solution So’Horsys de son partenaires ASYS, NOVRH Care propose une gestion complète des « Temps et des Activités », comprenant des fonctionnalités supplémentaires comme le badgeage. NOVRH Care est à ce titre la seule suite SIRH globale qui intègre un logiciel de GTA expert sans changement de portail RH.
Par ailleurs, notre SIRH est conçu pour s’interfacer avec toute autre solution du marché, comme Octime, solution de GTA également très utilisée dans le secteur médico-social.
Une solution GTA vous permet de préparer mensuellement tous les éléments nécessaires à la production de la paie, de suivre les absences, réaliser le suivi des salariés par la médecine du travail et de réaliser des reportings et statistiques sur des indicateurs-clés. Elle est donc indispensable !
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