Un salarié absent est un salarié qui n’est pas présent à son lieu de travail pendant ses horaires de travail, ce qui a un impact sur l’élaboration de son bulletin de salaire.
Avant d’établir une fiche de paie, il est donc crucial de comprendre le calcul des absences en paie.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une absence et comment la calculer ?
Les conséquences des absences sur le salaire :
Calcul de la retenue sur salaire :
Nombre de jours de congés payés
Calcul de l’indemnité de congés payés
Qu’est-ce qu’une absence et comment la calculer ?
Les absences se divisent en deux catégories : les absences justifiées et les absences injustifiées. Les motifs d’absence varient notamment :
- Congés (congés payés, congés sans solde)
- Événements familiaux (mariage, décès, etc.)
- Maladie (arrêt maladie, accident du travail)
- RTT (Réduction du Temps de Travail)
- Et d’autres encore.
💡 Bon à savoir : Les absences du salarié doivent être mentionnées sur son bulletin de paie, y compris lorsqu’il s’agit d’une déduction pour entrée/sortie.
Les conséquences des absences sur le salaire :
Dans le processus de paie, le calcul des absences revêt une importance particulière, car elles peuvent avoir un impact sur le salaire du salarié absent. Les scénarios possibles sont les suivants :
- Maintien total du salaire : L’employeur continue de verser au salarié la totalité de son salaire pendant les jours d’absence.
- Maintien partiel du salaire : L’employeur applique une retenue ou une déduction proportionnelle au temps d’absence.
- Non-maintien du salaire : Le salarié ne perçoit pas de salaire.
💡 Bon à savoir : Pour connaître le régime applicable, il est important de se référer à la convention collective ou à la loi.
Calcul de la retenue sur salaire :
Certaines absences entraînent une retenue ou une retenue sur le salaire de base. La méthode de calcul recommandée par les juges repose sur l’horaire réel de travail, et elle s’appuie sur le calcul des heures d’absence sur une fiche de paie.
Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Calcul du taux horaire d’absence Pour calculer le taux horaire d’absence, vous devez effectuer le calcul suivant :
- salaire de base mensuel / nombre d’heures réelles pour le mois concerné
- Le nombre d’heures réelles se calcule en multipliant le nombre de jours ouvrés dans un mois par le nombre d’heures mensuelles.
Étape 2 : Calcul du montant de la retenue sur salaire La retenue sur salaire est égale à :
taux horaire d’absence pour le mois concerné x nombre d’heures d’absence dans le mois
Exemple :
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Données |
Valeurs |
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Salaire de base |
1 700 € |
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Heures de travail |
7 heures par jour |
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Heures d’absence |
3 heures en avril |
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Taux horaire d’absence |
1 700 € / (23 jours x 7 heures) ≈ 10,36 € |
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Retenue sur salaire |
10,36 € x 3 heures ≈ 31,08 € |
Tel est le calcul de la retenue pour absence. Cependant, pour les congés payés et les heures supplémentaires, les calculs diffèrent.
mais, comment calculer l’absence pour congés payés ?
Le calcul des absences pour congés payés repose sur des règles spécifiques différentes des absences classiques.
Nombre de jours de congés payés
Les congés payés sont une période pendant laquelle le salarié est autorisé à ne pas travailler, et ils sont pris en charge par l’employeur.
Pour calculer les absences pour congés payés, il est important de savoir que la durée des congés payés est de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 5 semaines sur la période de référence.
💡 Bon à savoir : Les jours ouvrables n’incluent ni le jour de repos hebdomadaire ni les jours fériés non travaillés dans l’entreprise.
Période de référence
Le calcul des absences pour congés payés s’effectue sur une période de référence. Généralement, cette période commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante. Cependant, elle peut varier en fonction de la convention collective ou d’un accord collectif applicable dans l’entreprise.
Calcul de l’indemnité de congés payés
Le bulletin de paie d’un salarié en congés payés doit indiquer les dates précises du congé et le montant de l’indemnité de congés payés.
Il existe deux méthodes de calcul pour l’indemnité de congés payés, et celle qui est la plus avantageuse pour le salarié doit être utilisée :
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Méthode |
Formule |
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Méthode du maintien de salaire |
(salaire mensuel normalement perçu dans le mois x nombre d’heures non travaillées) / heures normalement travaillées dans le mois |
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Méthode du dixième |
((salaire sur la période de référence / 10) / nombre de jours ouvrés dans le mois) x nombre de jours ouvrés de congés |
Exemple : Un salarié perçoit un salaire brut de 2 500 € par mois. Son temps de travail par semaine est de 7 heures par jour. Il souhaite prendre 5 jours ouvrés de congés en mars 2022, qui compte 23 jours ouvrés.
➡️ Selon la méthode du maintien de salaire :
Données :
- Nombre d’heures non travaillées : 7 heures x 5 jours ouvrés = 35 heures
- Nombre d’heures normalement travaillées dans le mois : 7 heures x 25 jours ouvrés = 175 heures
Calcul : Indemnité pour une semaine de congés payés : (2 500 € x 35) / 175 = 500 €
➡️ Selon la méthode du dixième :
Données :
- Salaire sur la période de référence = 2 500 € x 12 mois = 30 000 €
- Nombre de jours ouvrés en mars : 23 jours
- Nombre de jours ouvrés de congés : 5 jours
Calcul : Indemnité pour une semaine de congés payés : ((30 000 € / 10) / 23 jours ouvrés) x 5 jours de congés = 652,18 €
➡️ La méthode la plus avantageuse pour le salarié est la méthode du dixième. Par conséquent, l’indemnité de congés payés à retenir s’élève à 652,18 €.
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