La dématérialisation, pratique représentative de l’évolution de la fonction RH

En permettant d’alléger le travail des services RH grâce à l’automatisation de nombreux processus et la dématérialisation de certaines tâches administratives vers les employés, les nouvelles technologies ont fortement participé à l’évolution de la fonction RH.

Élément particulier de la GRH informatisée, la dématérialisation des processus et documents RH est représentative de cette mutation. Même si elle a longtemps eu du mal à s’imposer en France, la dématérialisation est considérée aujourd’hui comme une véritable opportunité à saisir pour les entreprises.

Depuis quelques années en effet, cette pratique est plébiscitée par les professionnels RH en raison des bénéfices multiples qu’elle confère : réduction des coûts, gain de temps, gains de productivité, réduction de l’empreinte écologique, …

Enjeu clé, la dématérialisation est également soutenue et réglementée par l’État. Par exemple, la dématérialisation du bulletin de paie a été rendue possible dans les conditions de l’article L3243-2 du code du travail issu de la loi du 12 mai 2009. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) initié en 2012 est également emblématique de l’engouement croissant porté à la dématérialisation.

La dématérialisation des processus et documents RH, une évolution portée par le SIRH

La nécessité de se délester des tâches administratives chronophages sans réelle valeur ajoutée a poussé les entreprises sur le chemin du numérique. L’émergence et la démocratisation du SIRH ont constitué une réponse aux enjeux d’optimisation de la gestion des Ressources Humaines.

En permettant de gérer les données relatives aux salariés et d’automatiser un grand nombre de tâches, le SIRH a permis à la fonction RH de gagner en agilité et en résilience grâce à une réorientation sur des missions plus stratégiques. Aujourd’hui incontournable, le SIRH a fortement contribué à la dématérialisation de pans entiers de processus et de documents notamment au travers de :

La gestion de processus collaboratifs via des workflows

Le workflow désigne la modélisation et la gestion informatisée de tâches à accomplir par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier ou d’un processus opérationnel.

De la demande de congés d’un collaborateur, à la demande d’ouverture de poste d’un manager, en passant par la convocation à une formation ou à la gestion des entrées et sorties de collaborateurs, tous ces processus peuvent être dématérialisés aujourd’hui grâce aux workflows. Dans la pratique, la notion de workflow englobe :

  • Les circuits de validation d’une demande
  • Les tâches à accomplir par les différents acteurs d’un processus
  • Les délais de réalisation
  • Les modes de validation

La dématérialisation du dossier salarié

Le dossier salarié peut être considéré comme le socle du SIRH car c’est l’élément central autour duquel gravitent tous les processus de GRH. Il regroupe notamment  :

  • Les données personnelles des collaborateurs (état civil, coordonnées, …)
  • Les informations professionnelles (affectation, emploi, rémunération, …)
  • Les informations sur les compétences
  • les historiques (absences, formations, évaluations, …)

La Gestion Électronique de Documents (GED)

Comme son nom l’indique, la GED désigne un procédé visant à organiser, gérer et à stocker des documents au sein d’un système informatique.

L’Échange de Données Informatisées (EDI)

L’EDI désigne un échange d’information automatique entre deux systèmes distincts à l’aide de messages standardisés.

Les avantages de la dématérialisation des processus et documents RH

La dématérialisation présente de nombreux avantages en termes d’optimisation des processus, de réduction des coûts et de réduction de l’empreinte écologique :

Les avantages organisationnels

  • Automatisation des traitements des processus RH grâce à l’utilisation de workflows
  • Sécurisation des échanges et meilleure fiabilité des données RH
  • Accessibilité renforcée et facilitée
  • Meilleure traçabilité des processus et documents
  • Simplification et gain de temps lors de la recherche d’information
  • Harmonisation des processus
  • Collecte et analyse de données facilitées

Les avantages économiques

  • Réduction des dépenses en fournitures papier
  • Diminution des coûts et des temps de traitement et de stockage des données et documents
  • Amélioration de la productivité

Les avantages écologiques

  • Réduction de l’empreinte écologique
  • Renforcement de la marque employeur