Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Le SIRH ou Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines constitue l’ensemble des solutions informatiques liées à la gestion administrative du personnel au sein d’une entreprise. Autrement dit, il s’agit d’un logiciel qui vise avant tout à faciliter le travail des ressources humaines en automatisant les tâches répétitives que l’on considère à faible valeur ajoutée. Mais au-delà de ces automatisations, la gestion efficace du capital humain d’une entreprise consiste aussi à collecter et organiser les données liées aux collaborateurs afin de dégager des informations quantitatives (masse salariale) ou qualitatives (bien-être des collaborateurs) sur le personnel d’une entreprise.

Caractéristiques recherchées d’un SIRH

La caractéristique la plus classique d’un logiciel SIRH est la gestion de la paie, en particulier l’établissement des fiches de paie qui prend en compte les prestations fournies par le collaborateur, les déductions fiscales et les cotisations sociales. Une fois établi, le processus de paiement des rémunérations peut se faire plus facilement.
Le logiciel SIRH permet aux professionnels des ressources humaines d’enregistrer les informations relatives aux prestations sociales obligatoires ou non, telles que l’assurance-maladie, l’assurance accidents de travail ou les retraites complémentaires.
Le logiciel SIRH aide à la gestion rationnelle des prestations de travail. Il facilite l’établissement d’un planning pour les congés et les absences, le suivi des heures supplémentaires et des activités. Le but est d’offrir au manager ou chef d’équipe un outil de contrôle pour planifier le travail, contrôler les heures supplémentaires pour des raisons budgétaires et faire un suivi entre les réalisations et les prévisions. Pour cette dernière fonctionnalité, certains logiciels vont même jusqu’à offrir à partir de l’analyse des données entrées des propositions de planning pour la répartition du travail.
Finalement, la gestion de la carrière du salarié depuis le processus d’embauche jusqu’à son départ éventuel ou sa retraite peut se faire à l’aide du logiciel SIRH. L’objectif est de collecter des informations personnelles (âge, famille, adresse…) mais aussi professionnelles telles que l’historique des formations suivies depuis son Curriculum Vitae et au cours de sa carrière, l’évolution de ses compétences, de ses salaires, ou de ses fonctions au sein de l’entreprise.

Comment choisir son SIRH ?

En plus des caractéristiques fonctionnelles citées précédemment, il existe des critères plus difficiles à évaluer au premier abord qui pourront déterminer le choix du SIRH. Pour savoir comment choisir son SIRH, il faut pouvoir évaluer les 4 critères suivants lors du processus d’évaluation des offres logicielles du marché :

La simplicité
Un SIRH doit être simple. Il faut comprendre ici la simplicité d’utilisation afin de faciliter l’adhésion du personnel des ressources humaines. En effet, le marché offre des solutions logicielles avec un large panel de fonctionnalités difficiles à prendre en main et dont le paramétrage nécessite l’assistance perpétuelle du fournisseur. Ce dernier facturera cette assistance en sus de l’achat du logiciel.

La globalité
Le SIRH doit être global. Il doit comprendre les 4 fonctionnalités fondamentales au minimum nécessaires à la gestion des ressources humaines dans toute entreprise, à savoir :
le suivi du dossier du personnel ;
le suivi du temps et des activités ;
le planning des congés et absences ;
le suivi du bien-être des salariés.

La mobilité
La mobilité est une caractéristique fortement en demande dans le monde informatique. Elle permet d’interagir à tout moment avec ses collaborateurs grâce à Internet et aux outils informatiques mobiles tels que les ordinateurs portables, tablettes ou téléphones intelligents. Le Cloud Computing et le mode Software As a Service (SAAS) sont les offres du marché qui garantissent cette mobilité. En effet, plutôt que d’acquérir le logiciel de façon traditionnelle, son accès peut se faire via Internet à partir d’applications installées sur les outils informatiques précédemment citées. L’hébergement des données est assuré par le fournisseur ce qui soulage ainsi l’entreprise des problèmes de maintenance que cela incombe ; mais aussi, le fournisseur garantira toujours à son client l’utilisation de la dernière version du logiciel ; de ce fait, l’entreprise n’aura plus à se soucier des contraintes liées aux mises à jour informatiques.

L’évolutivité
Il est important que le logiciel SIRH évolue avec les besoins de l’entreprise dans ce domaine. Au tout début du projet, les besoins les plus importants sont définis et hiérarchisés par le personnel des ressources humaines à travers un cahier des charges. Toutefois, au cours de l’évolution de l’entreprise, de nouveaux besoins peuvent émerger et le logiciel doit avoir la capacité de les intégrer ou de s’adapter. Par exemple, l’entreprise pourrait s’internationaliser, il sera donc important que le logiciel SIRH puisse prendre en compte les nouvelles implantations géographiques et les nouvelles contraintes linguistiques. Une fois que l’on a pris en compte les caractéristiques précédentes, il est beaucoup plus facile de faire le choix d’un SIRH.

L’intégration d’un SIRH dans l’entreprise

Toutefois, la mise en place d’un logiciel SIRH dans l’entreprise constitue une étape toute aussi importante que le choix. Plusieurs règles sont à considérer pour réussir ce processus.
La constitution d’une équipe composée à la fois de techniciens du département de système d’information et de la direction des ressources humaines est fondamentale. Il est important de s’assurer d’une bonne coopération transversale entre ces deux corps de métier différents ainsi que d’une communication efficace pour s’assurer du bon déroulement du projet.
Le choix d’un chef de projet qui assurera cette cohésion est la seconde règle à considérer. En effet, il agira comme un chef d’orchestre et coordonnera les activités des différents acteurs du projet. Comme tout chef de projet, il définira les responsabilités des membres de son équipe, suivra de près l’avancement de chaque étape, et motivera son équipe informatique tout en s’assurant de l’adhésion du personnel des ressources humaines en sensibilisant ces derniers sur l’intérêt du projet.
L’adhésion du personnel RH représente la troisième règle à prendre en compte. Ces derniers devront modifier leurs méthodes de travail pour s’adapter au logiciel RH. Ce changement requiert de leur part la conviction que l’apprivoisement d’un SIRH représentera pour eux, une meilleure expérience professionnelle, facilitera leur travail par l’automatisation de certaines tâches et augmentera en conséquence leur productivité.

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